Gestionnaire d'école doctorale (H/F)

RESPONSABILITÉS

Mission principale : Gestion administrative des thèses et des Habilitations à Diriger des Recherches (HDR).

Activités principales :

Le/la gestionnaire administratif(ve) des thèses et des HDR a en charge les inscriptions et les soutenances des doctorants inscrits à Paris 1 Panthéon-Sorbonne (40 à 50 soutenances par an) et les inscriptions et soutenances d'HDR (10 soutenances par an).

1. Accueil, information, orientation :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des candidats / doctorants français et étrangers et les renseigner sur les formalités administratives à accomplir selon leur situation
• Réceptionner et traiter le courrier du secrétariat des thèses

1. Réalisation des inscriptions en doctorat :

• Suivre les dossiers d'inscription
• Suivre et contrôler la qualité des informations saisies par les doctorants via leur compte ADUM

1. Organisation administrative des soutenances de thèse :

• Vérifier la conformité des dossiers de soutenance, des jurys, des manuscrits de thèse et des pré-rapports de soutenance
• Organiser la soutenance
• Enregistrer les soutenances dans le logiciel APOGEE
• Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes
• Classer et archiver les dossiers de soutenances

1. Inscription en HDR et organisation administrative des soutenances HDR :

• Participer à la planification des procédures de candidature, d'inscription administrative et de soutenance pour les habilitations à diriger des recherches
• Suivre les candidatures en HDR via eCandidat
• Constituer et transmettre les dossiers de candidature pour examen à la Commission Recherche, dans le respect de la procédure en vigueur
• Informer les candidats des résultats d'admission
• Suivre et s'assurer du bon déroulement des inscriptions administratives en HDR
• Enregistrer les dossiers des inscrits dans le logiciel APOGEE
• Editer les attestations de réussite et délivrer les diplômes de doctorat, en lien avec le service des diplômes
• Classer et archiver les dossiers de soutenances

Activités associées :

• Participer à la réunion de rentrée et aux activités de l'ED
• Participer à la mise à jour des bases de données pour le suivi des doctorants et des soutenances
• Participer aux enquêtes statistiques
• Participer au suivi de l'insertion professionnelle des docteurs
• Participer à la mise en place et au suivi des appels à candidatures pour les prix de thèses
• Contribuer aux actions de communication de l'école doctorale

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences requises ou souhaitées :

• Titulaire du baccalauréat
• Connaissance de l'enseignement supérieur et de l'université

Savoir-faire

• Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à rendre compte de son activité et à assurer la traçabilité des informations
• Capacité à communiquer de manière professionnelle à l'écrit et à l'oral
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel)
• Utilisation des logiciels de scolarité Apogée et eCandidat
• Respect de la réglementation, des procédures et des délais
• Connaissance d'ADUM

Des formations aux logiciels de gestion Apogée et eCandidat, ainsi qu'à ADUM sont possibles.

Savoir-être

• Organisation, gestion des priorités et autonomie
• Rigueur, précision et fiabilité
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Sens de la pédagogie
• Capacité de discernement, d'analyse, d'adaptation et de solution de problème
• Sens du service public