Chargé d'appui au pilotage de l'offre de formation F/H

RESPONSABILITÉS

1. Encadrement et management des équipes

Pôle Relations Extérieures (2 agents)

Piloter les orientations du pôle (partenariats, communication, alumni) en cohérence avec les objectifs de l'EMS et de l'Université Paris 1. Assurer le suivi de l'activité, l'évaluation des résultats et l'accompagnement des projets stratégiques. Superviser les partenariats et la communication externe afin de garantir la visibilité et l'attractivité de l'école.

Service de la Scolarité (16 agents)

Animer et coordonner l'activité du service en lien avec les responsables de pôle. Piloter les procédures de scolarité (inscriptions, examens, délibérations, convocations et plannings) et contribuer à leur optimisation. Gérer les situations complexes, accompagner les responsables pédagogiques et veiller à la qualité du service rendu aux usagers.

Management transversal et amélioration continue

Développer les synergies entre les services, accompagner la dématérialisation des procédures et promouvoir les bonnes pratiques. Assurer la gestion des ressources humaines : recrutement, intégration, formation, entretiens professionnels et prévention des conflits.

1. Coordination administrative

Assister le Responsable administratif dans le pilotage de l'activité par la production d'indicateurs, tableaux de bord et éléments d'aide à la décision.

Assurer l'interface avec les services centraux de l'Université (DEVE, DRI, DRH, DAF, DAJI, D2P/DPEIP) ainsi qu'avec les partenaires extérieurs, notamment les CFA et les acteurs de la professionnalisation et de l'internationalisation des parcours.

1. Participation à la vie institutionnelle

Représenter l'EMS au sein d'instances, réunions et groupes de travail transversaux.

Coordonner l'organisation des événements institutionnels (journées portes ouvertes, cérémonies, forums entreprises) en mobilisant les équipes concernées.

Contribuer à l'innovation organisationnelle par une veille régulière, le benchmarking des pratiques et la proposition d'actions d'amélioration des processus et services.

1. Gestion des risques et conformité

Veiller au respect des obligations réglementaires et des procédures internes (RGPD, comptabilité publique, hygiène et sécurité, qualité).

Identifier et anticiper les risques administratifs, juridiques et organisationnels. Gérer les situations d'urgence, proposer des mesures correctives et garantir la continuité des activités en cas d'aléa.

PROFIL RECHERCHÉ

COMPÉTENCES REQUISES

Savoirs (Connaissances)

• Réglementation :

• Maîtrise des règles de l'enseignement supérieur (statuts des personnels, gestion des examens, accréditations).

• Connaissance des procédures administratives (marchés publics, conventions, budget).

• Notions de droit du travail et de gestion des conflits.

• Environnement EMS/Université :

• Compréhension des enjeux du management et de la recherche.

• Connaissance des outils métiers : SIFAC, APOGEE, PEGASE, OSE, PSTAGE, Chorus.

• Partenariats :

• Expérience dans la gestion de relations avec les entreprises (stages, mécénat, chaires).

• Connaissance des réseaux de l'enseignement supérieur (CFA, Pôles de compétitivité, etc.).

Savoir-faire (Compétences techniques)

• Management :

• Animation d'équipe, gestion des conflits, évaluation des performances.

• Gestion administrative :

• Pilotage des procédures RH, scolarité et logistique.

• Rédaction de notes, comptes-rendus et rapports.

• Outils bureautiques :

• Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

• Outils collaboratifs (SharePoint, ZoomWorkplace, Teams, etc.).

• Logiciels métiers : APOGEE, HyperPlanning, PEGASE.

Savoir-être (Compétences comportementales)

• Organisation et méthodologie : Capacité à prioriser et gérer plusieurs dossiers simultanément.
• Leadership : Aptitude à motiver, fédérer et accompagner une équipe.
• Adaptabilité : Réactivité face aux changements et aux imprévus.
• Relationnel : Aisance dans la communication avec des interlocuteurs variés (étudiants, enseignants, partenaires, services centraux).
• Rigueur et discrétion : Respect des confidentialités et des engagements.
• Esprit d'initiative : Proposition d'améliorations et anticipation des besoins.