Chargé(e) des stages

Au sein du pôle administration, le(la) chargé(e) des stages est intégré(e) à l’équipe de l’unité ressources humaines, composée de 8 agents :

• 1 Responsable de l’unité 
• 1 Chargé(e) de recrutement et stages
• 6 Gestionnaires ressources humaines

Missions et activités principales :

Recueil des besoins et préparation des stages :

• Organiser les accueils prévisionnels des stagiaires en recueillant les besoins des pôles métiers sur l’année.
• Publier les offres de stage de l’établissement.
• Traiter les demandes de stage et répondre aux candidats via une boîte mail dédiée.
• Assurer les échanges avec les écoles concernant les conventions de stage et les modalités d’accueil des stagiaires.

Gestion administrative des stages :

• Réaliser les dossiers administratifs des stagiaires et leurs conventions de stage.
• Vérifier la complétude et la conformité des pièces administratives nécessaires à l’accueil des stagiaires.
• Réaliser les avenants ou autres documents afférents au stage.
• Assurer le suivi des échéances des stages (dates de début et de fin, prolongations, renouvellements, etc.).

Accueil et suivi des stagiaires :

• Réaliser les demandes d’entrée sur site nécessaires à l’accueil des stagiaires.
• Préparer et assurer la remise des badges d’accès aux stagiaires.
• Assurer le lien avec les pôles métiers et les tuteurs de stage afin de faciliter le bon déroulement des stages.
• Assurer le suivi administratif des stagiaires pendant toute la durée de leur stage.
• Mettre à jour les tableaux de suivi des stagiaires.

Suivi des gratifications :

• Préparer, en lien avec l’unité financière, les gratifications mensuelles de stage pour mise en paiement.

• Établir les attestations de stage à l’issue du stage.

Profil recherché

Connaissances-savoir :

• Connaissance des outils de bureautique
• Connaissance de la législation sur les stagiaires

Savoir –faire :

• Travailler en équipe. 
• Organiser, planifier et prioriser son activité en fonction des échéances.
• Aisance rédactionnelle.

Savoir –être :

• Sens du relationnel et de la communication.
• Sens du service et de l’accueil.
• Capacité à prioriser et à respecter les échéances.
• Réactivité et capacité d’adaptation.
• Écoute et disponibilité.

L’employeur

L’INSEP, Institut National du Sport, de l’Expertise et de la Performance, est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du Ministère chargé des sports.

Comprenant 300 agents et plus de 157 entraîneur(e)s permanent(e)s, l’INSEP est notamment chargé d’offrir à l’élite sportive française des conditions optimales permettant de concilier entraînement et formation scolaire, universitaire ou professionnelle. Sélectionné(e)s sur des critères de performance sportive par les fédérations sportives partenaires, près de 803 sportives et sportifs sont actuellement accueillis quotidiennement au sein de 16 « Pôles France ». En application des dispositions du décret n°2009-1454 du 25 novembre 2009 relatif à l’Institut national du sport, de l’expertise et de la performance, l’établissement favorise par son expertise, la diffusion des bonnes pratiques et contribue au développement cohérent et à la mise en commun de ressources et d’activités au sein du réseau grand INSEP (centres d’entraînement et de formation de haut niveau labellisés, maillant le territoire français (CREPS, Écoles nationales, CNSD, etc.). L’INSEP accompagne les sportifs de haut niveau et leur encadrement et intervient en appui des fédérations olympiques et paralympiques dans leur projet de performance fédéral.