Secrétaire Organisme de Formation (H/F)

Association Addictions France (anciennement ANPAA) est une association loi 1901,

reconnue d'utilité publique et agréée d'éducation populaire, implantée sur l'ensemble

du territoire national avec 15 directions régionales coordonnées par son siège national,

et animée par des bénévoles et près de 2000 professionnels.

Association Addictions France organisée en 14 sites régionaux propose des formations

à tout professionnel ou bénévole intéressé et/ou confronté à des problématiques liées

aux conduites addictives.

Le poste recherché est pour le Site en Occitanie, basé à Montpellier. Les équipes de

formation de l'organisme de formation en Occitanie interviennent sur l'ensemble de la

région

A propos du poste

La/le secrétaire / assistant-e administratif-ve (H/F) intervient au sein de l'organisme de

formation Occitanie et contribue au bon fonctionnement administratif, à la relation

avec les clients et à l'appui de l équipe pédagogiques régionales.

Les missions principales sont les suivantes :

• Suivi administratif des actions de formation : gestion des dossiers, tenue des

tableaux de suivi et échanges avec les formateurs ;

• Suivi de la conformité des formations en amont, incluant la vérification des

éléments administratifs et qualitatifs des dossiers de formation, dans le respect

des exigences de la certification Qualiopi (procédures existantes et

accompagnement interne) ;

• Gestion et administration des formations via le logiciel DIGIFORMA : saisie des

dossiers, suivi administratif et facturation (formation et montée en compétences

assurées si nécessaire) ;

• Envoi des factures via DIGIFORMA ;
• Gestion, suivi et orientation des demandes des clients et partenaires ;
• Suivi et gestion des boîtes mails liées à l'activité formation (DIGIFORMA et

Formation Occitanie) ;

• Appui administratif et technique auprès des formateurs et des équipes

régionales Occitanie ;

• Contribution à l'élaboration et à la mise à jour du catalogue de formation

Occitanie ;

• Participation à la démarche qualité de l'organisme de formation et à la

préparation des audits liés à la certification Qualiopi ;

• Contribution à l'amélioration continue des pratiques administratives,

pédagogiques, commerciales, notamment par l'utilisation d'outils numériques

et l'intégration progressive de solutions d'Intelligence Artificielle

Profil recherché - H/F

Le poste est ouvert à toute personne disposant d'une formation ou d'une expérience

en secrétariat / assistanat administratif, y compris en dehors du secteur de la

formation professionnelle.

Une bonne maîtrise des outils informatiques et numériques (bureautique, messagerie,

outils collaboratifs) est indispensable.

Une connaissance ou une première expérience de :

• la formation professionnelle,
• la certification Qualiopi,
• et/ou du logiciel DIGIFORMA,

constitue un atout, mais n'est pas obligatoire. Un accompagnement à la prise de poste

est prévu.

Qualités attendues

• Bonnes qualités relationnelles et goût pour le travail en équipe ;
• Sens de l'organisation, rigueur et autonomie ;
• Curiosité, envie d'apprendre et capacité à monter en compétences ;
• Débrouillardise, adaptabilité et capacité à être force de proposition ;
• Aisance dans un environnement évolutif et multi-interlocuteurs.