SECRETAIRE (H/F)

MISSIONS ET PROFIL DU POSTE

Accueil et communication

Réaliser l'accueil téléphonique et physique

Assurer la réception du courrier entrant et sa répartition

Réaliser tout courrier nécessaire au bon fonctionnement et demandé par le supérieur hiérarchique

Assurer le suivi de la boîte email de l'établissement

Assurer le suivi et l'actualisation de l'affichage obligatoire

Gestion administrative

Compléter et mettre à jour les tableaux de suivis

Alimenter et mettre à jour le Dossier Unique de l'Usager

Réaliser les déclarations auprès des organismes

Être un appui pour le service paie

Gérer la caisse établissement (formulaire de demande de retrait, complétude du brouillard de caisse et vérification des liquidités)

Remettre les demandes d'argent (validé par le/la RD) avec complétude du cahier de suivi Comptabilité

Réaliser les demandes de facturation nécessaires (Bon de livraison : repas extérieur, participation aux transferts.)

COMPETENCES REQUISES

Savoir

Connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, PowerPoint), Internet

Techniques de secrétariat (normes rédactionnelles, technique de prise de notes, .)

Maîtrise de l'orthographe

Techniques d'accueil physique et téléphonique

Savoir-faire

Avoir une expression orale claire

Recevoir et filtrer des communications, orienter ou transmettre les messages à la personne concernée

Savoir-être

Capacité à travailler en équipe

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Capacité de prise d'initiative et d'autonomie

Sens de l'écoute

Capacité de mémorisation

Discrétion professionnelle