Secrétaire (H/F)

Le poste est en lien direct avec l'ensemble de l'équipe d'ÉCLAT (10 permanent-es et une vingtaine de chargé-es de mission au cours d'une saison) et sous la responsabilité de la directrice adjointe.

Il a en charge l'accueil et l'information du public et assure une partie des tâches administratives et logistiques courantes liées à l'activité de l'association.

MISSIONS SECRÉTARIAT

Accueil et information

Accueil téléphonique et physique

Gestion des adresses mail de la structure : réponses aux demandes, traitement et orientation vers les personnes concernées. Gestion des candidatures et suivi de l'adresse mail « recrutement »

Vente de produits dérivés au siège de l'association

Secrétariat courant

Réception, enregistrement, ventilation, affranchissement et envoi du courrier et des colis

Prises de rendez-vous et réservations diverses, organisation des déplacements de l'équipe permanente

Rédaction de courriers et documents courants

Saisie et suivi des bons de commande et des facturations diverses

Mise à jour de la base de contacts

Gestion des achats liés au fonctionnement : fournitures, produits d'entretien, petit alimentaire

Vie associative : suivi de la vie associative et organisation administrative des réunions statutaires,

rédaction des comptes rendus

Assurances : suivi des assurances de la structure (logements, véhicules, matériels, etc.) et des dossiers de sinistres.

Gestion des clés des locaux

Classement et archivage

Téléphonie et matériel de bureau

Suivi de la téléphonie et gestion de l'interface en lien avec le prestataire.

Suivi du matériel de bureau et des photocopieurs.

LE PARAPLUIE - lieu de fabrique

Suivi des demandes de location ou de mise à disposition du Parapluie

Établissement des devis et suivi administratif des demandes

FESTIVAL D'AURILLAC

Saisie et impression des badges nominatifs des équipes du Festival

Participation aux besoins administratifs liés à l'organisation du Festival

VIE GÉNÉRALE DE LA STRUCTURE

Participation à la vie générale et au fonctionnement quotidien de l'association

Profil

• Bac+2 Secrétariat ou Gestion-administration ou expérience significative dans un poste similaire
• Maîtrise des outils de bureautique (Microsoft office) et des outils partagés en ligne
• Très bon niveau d'expression écrite et orale
• Sens développé de l'organisation et de la priorisation des tâches
• Rigueur administrative et maîtrise des délais
• Goût pour le travail en équipe et qualités relationnelles
• Anglais souhaité
• Permis B

ENVOYER CV ET LETTRE DE MOTIVATION

TOUTE CANDIDATURE SANS LETTRE DE MOTIVATION NE SERA PAS ETUDIEE