Secrétaire Gestion Administrative des Apprenants et Admissions (H/F)

L'ALFOREAS-IRTS DE LORRAINE recrute 1 Secrétaire Gestion Administrative des Apprenants et Admissions (H/F) pour son site de Nancy.

CDD (jusqu'au 24 juillet inclus) à temps partiel - 24H/semaine

MISSIONS

Secrétariat des services Admissions (50%) et Gestion Administrative des Etudiants

(50%)

Le (la) secrétaire travaille en collaboration et coopération avec le responsable de service.

Il/Elle participe à l'organisation et au bon fonctionnement du service :

• Service Admission :
• Répondre aux requêtes des différents interlocuteurs internes et externes (candidats, employeurs.)
• Collecter les pré-inscriptions des candidats et gérer les inscriptions (de la réception à la validation)
• Organiser les épreuves écrites et orales (de la planification à la communication des résultats)
• Superviser la tenue de la commission d'admission
• Suivre les dossiers en post-admission
• Assurer le suivi administratif complet des candidats (inscription, convocation.)
• Gérer les intervenants occasionnels (dossiers d'intégration, planning, facturation-paie en lien avec

les services concernés.)

• Service de Gestion Administrative des Etudiants (GADE) en formation :
• Gérer le suivi administratif des dossiers apprenants
• Transmettre les informations aux collègues et aux partenaires financiers
• Compléter les déclarations et attestations périodiques aux institutions et partenaires
• Renseigner par téléphone les demandes liées aux formations, rémunérations, aides financières,

statuts

• Elaborer et envoyer les devis le cas échéant concernant les filières d'apprentissage
• Traiter les données via des applicatifs appropriés (KAIROS, Transitions Pro et LAREMU, CRGE.).
• En commun aux 2 services :
• Programmer les rendez-vous
• Rédiger des comptes rendus de réunions, courriers, mails
• Contribuer à une collaboration continue avec les différentes filières et autres services internes
• Participer aux réunions d'équipe
• Veiller et appliquer la législation en cours
• Etablir à la demande du Responsable de Service des statistiques
• Se positionner en tant qu'appui administratif du Responsable de service
• Faire suivre les informations (e-mail, notes, etc.) pour le compte d'un responsable ou d'un ou

plusieurs services en fonction de l'organisation de la structure.

Compétences attendues :

• Avoir une connaissance des spécificités du secteur (les établissements, les métiers, les publics)
• Maîtriser un vocabulaire spécifique
• Respecter la méthodologie interne
• Savoir accueillir le public et orienter les personnes selon leurs demandes
• Acquérir une éthique professionnelle
• Maitrise des outils bureautiques, des techniques de secrétariat, de communication, capacités

rédactionnelles

• Savoir chercher l'information et la mettre en application
• Travailler en équipe, en lien avec les secrétaires des autres filières
• Capacité à gérer l'ordre des priorités

Lien Hiérarchique : Placé sous la responsabilité de la Direction des Formations.

Diplômes : Baccalauréat ou équivalent Secrétariat Assistanat exigé. Niveau BTS apprécié.

Expérience : Justifier de trois années d'expérience professionnelle minimum.

Classification : CCN du 15 mars 1966 - salaire suivant grille Technicien Qualifié (1259 € brut de base) + reprise d'ancienneté à

définir selon CCNT + Tickets restaurant + Ségur.