Secrétaire de direction (H/F)

RESPONSABILITÉS

Secrétariat de direction :

• Assurer le secrétariat de la Direction : comptes rendus de réunions, rédaction de courriers, documents administratifs, rapport, tableau de bord, gestion d'instance conseil des sports)
• Gestion/suivi des conventions/Etat de facturation
• Gérer les plannings sur CELCAT
• Suivi du budget, régisseur de recettes et d'avance.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, outil métier)

Gestion des commandes et des missions :

• Réceptionner les demandes/commandes
• Procéder aux demandes d'Ordre de Mission/Bon de commande
• Assurer le suivi d'OM/BC (réception, signature, transmission), gérer le retour des missions

Accueil renseignement :

• Accueillir | Renseigner | Prendre des messages
• Réaliser des opérations de gestion courante
• Inscriptions des usagers

Participation à l'amélioration de la qualité du service :

• Elaborer et rédiger les procédures liées à son activité
• Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service

Communication:

• Actualiser le site web
• Création et Gestion des FUA

PROFIL RECHERCHÉ

Savoirs :

• Connaissances budgétaires générales

Savoirs faire :

• S'adapter aux différents interlocuteurs
• Gérer et organiser les priorités
• Faire preuve d'organisation
• Faire preuve de réactivité et d'initiative
• Avoir le sens relationnel
• Travailler en équipe et en réseau interne et externe
• Utiliser et évaluer les outils proposés

Savoirs être :

• Savoir rendre compte
• Capacité d'écoute
• Sens de l'initiative
• Réactivité
• Rigueur/Fiabilité
• Sens relationnel
• Polyvalence

Compétences particulières :

• Organisation de l'enseignement supérieur
• Outils numériques et leurs usages

Environnement professionnel :

• Bureau partagé

Astreintes, contraintes particulières (à préciser) :

• Présence hors des heures habituelles lors des manifestations
• Contraintes horaires en début des semestres

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Poste ouvert aux contractuels et en mobilité interne

Catégorie/corps : B/TECHNICIEN·NE

Diplôme minimum requis : BAC

Type de contrat et durée : CDD de 12 mois jusqu'au 31/08/2027

Date de prise de poste souhaitée : 17/08/2026

Rémunération brute mensuelle : 1867€

Quotité de travail : 100%

Date limite de candidature : Le 21 juin à 10h00. Les entretiens auront lieu la première quinzaine de juillet

Modalités de recrutement : CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.

Avantages liés au poste :

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d'arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Parcours d'accueil et formations