Secrétaire de direction - F/H

RESPONSABILITÉS

Au cœur de la vie de la faculté, la personne recrutée contribue activement au bon fonctionnement de la direction administrative et constitue un interlocuteur privilégié pour les étudiants, enseignants, personnels et visiteurs. Elle assure leur accueil, les informe et les oriente, tout en organisant les agendas et en facilitant la coordination des réunions.

Véritable appui administratif de la direction, la personne recrutée prend en charge le suivi des contrats étudiants, de leur publication jusqu'à leur mise en paiement. Elle assure également le suivi des commandes, des fournitures et des demandes d'occupation des locaux, ainsi que la gestion des autorisations d'absence à l'étranger, dans le respect des procédures en vigueur.

Polyvalente et organisée, elle rédige les courriers, diffuse les informations, actualise les bases de données et facilite la circulation des informations auprès des équipes. Elle participe également à la préparation et à l'organisation des événements de la faculté, contribuant ainsi à la qualité de l'accueil et au bon déroulement de la vie collective.

Conditions particulières d'exercice :

Le secrétariat de direction implique une permanence tout au long de l'année, avec des contraintes de calendrier en termes de dates de prise de congés, notamment en été. Une amplitude horaire journalière large devant également être assurée, les horaires peuvent s'avérer décalés par rapport aux horaires de bureau classiques.

PROFIL RECHERCHÉ

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un sens aigu du service public ? Ce poste est fait pour vous ! Nous recherchons une personne dotée de solides compétences techniques et relationnelles, capable de contribuer activement au bon fonctionnement de notre structure.

Vous maîtrisez les techniques d'accueil, de communication et de secrétariat, ainsi que la rédaction de documents administratifs (courriers, PV, notes de service). À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, etc.), vous savez gérer efficacement les systèmes de classement.

Polyvalent(e) et réactif(ve), vous êtes capable de traiter des dossiers variés, tout en priorisant vos tâches pour respecter les échéances. Votre autonomie, votre capacité à prendre des initiatives et votre adaptabilité vous permettent de relever les défis d'un environnement professionnel en constante évolution.

Côté savoir-être, votre sens de la diplomatie, vos aptitudes relationnelles et votre discrétion font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance. Vous aimez travailler en équipe tout en sachant organiser et planifier vos activités avec précision.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social