Gestionnaire administratif-ve d'institut et de laboratoire - F/H

RESPONSABILITÉS

Au sein de la Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université, qui accueille près de 10 000 étudiants répartis sur les sites d'Aix-en-Provence, Marseille et Arles, le poste s'inscrit dans un environnement dynamique dédié à la formation, à la recherche et à l'innovation. Intégré à l'Institut de Recherche et d'Études en Droit de l'Information et de la Communication (IREDIC) ainsi qu'au laboratoire de recherche LID2MS, le poste contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques et scientifiques. En lien étroit avec les directions de l'Institut et du laboratoire, ainsi qu'avec les services de la Faculté, les usagers et les partenaires extérieurs, il participe au suivi administratif des formations et des activités de recherche, au sein d'une équipe à taille humaine favorisant la polyvalence, la coopération et la qualité de service.

Ce poste permet de contribuer au fonctionnement de l'institut universitaire et de son laboratoire de recherche dans une fonction polyvalente, au cœur des activités administratives, pédagogiques et scientifiques, au service des étudiants, enseignants, chercheurs et partenaires.

Au quotidien, le poste assure l'accueil, l'information et l'accompagnement des usagers, la gestion administrative des formations et le suivi des parcours étudiants, de la candidature à la diplomation (emplois du temps, stages, alternance, examens). Il accompagne les doctorants dans leurs démarches administratives, participe aux activités de recherche et à leur valorisation.

Le poste intervient dans l'organisation logistique des événements de l'institut et du laboratoire (conférences, séminaires, colloques, réunions, journées d'études), le suivi des déplacements, la gestion administrative et financière (dépenses, recettes, devis, commandes) et la fiabilité des données, documents et informations, ainsi que la gestion documentaire, le classement et l'archivage.

Exercée sous l'autorité de la direction de l'IREDIC, cette fonction s'inscrit dans un environnement dynamique où sens de l'organisation, polyvalence, réactivité et qualité de service sont essentiels. Une disponibilité est requise lors des périodes de forte activité, notamment candidatures, rentrée universitaire et inscriptions.

PROFIL RECHERCHÉ

Ce poste s'adresse à une personne polyvalente, organisée, à l'aise dans un environnement universitaire dynamique, maîtrisant la gestion administrative, la communication écrite et orale, les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, visioconférence) et les plateformes numériques, avec idéalement une connaissance de l'enseignement supérieur.

Au quotidien, il nécessite des compétences en accueil, rédaction (documents, messages, synthèses), traitement et diffusion de l'information, ainsi qu'une capacité à gérer les priorités, plusieurs dossiers en parallèle et des interlocuteurs variés.

La fonction repose sur le sens du service public, d'excellentes qualités relationnelles, la courtoisie, l'écoute, l'autonomie, la rigueur et l'esprit d'équipe, avec réactivité face aux imprévus et aux pics d'activité, afin d'accompagner efficacement les projets de l'institut.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats présélectionnés, puis un entretien avec les responsables. En cas de réussite, la confirmation de recrutement est rapide. À l'arrivée, un parcours d'accueil, d'intégration et des formations adaptées sont proposés.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Flexibilité possible de l'organisation du travail (télétravail, semaine en 4j ou 4,5j) dès 2 mois d'ancienneté, selon le cadre de la structure et accord du manager
• Équilibre des temps de vie : jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (selon l'organisation et le temps de travail)
• Prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les non titulaires, et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• Prise en charge des transports en commun à 75%, compatible avec un forfait mobilité durable
• Possibilité de place de parking ou de forfait mobilité durable pour l'usage du vélo sur les trajets domicile-travail
• Accès à des prestations de loisir, sport, culture et social