Secrétaire chargé(e) d'accueil (H/F)

Le Point Écoute Le Passage, association basée à Carpentras, accompagne les personnes, les couples et les familles à travers des actions d'écoute, d'accompagnement et de prévention.

Afin de renforcer son équipe, l'association recrute un(e) secrétaire chargé(e) d'accueil en CDI à temps partiel de 24 heures hebdomadaires.

Vos missions

Accueil et relation avec les publics

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et intervenants.
• Informer, orienter et renseigner les personnes accueillies.
• Assurer la prise de rendez-vous des accueillants-écoutants.
• Gérer les agendas et les modifications de rendez-vous (annulations, reports,

confirmations).

• Garantir une transmission fiable des informations.

Gestion administrative et secrétariat

• Assurer le traitement du courrier et de la messagerie institutionnelle.
• Réaliser les travaux courants de secrétariat : saisie, mise en forme, classement et

archivage.

• Assurer le suivi administratif des activités de l'association.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions et aux actions.
• Veiller au respect des échéances administratives et assurer le suivi des dossiers.

Suivi des activités

• Gérer les inscriptions aux actions proposées par l'association.
• Assurer le suivi administratif des participants.
• Contrôler la qualité des données enregistrées dans le logiciel métier.
• Saisir et mettre à jour les informations nécessaires au suivi des activités.
• Extraire les données nécessaires aux bilans d'activité.

Communication administrative

• Mettre en forme les supports d'information validés par la direction.
• Participer à leur diffusion auprès des publics concernés.

Profil recherché

• Formation administrative, secrétariat ou gestion (niveau Bac à Bac +2 souhaité).
• Expérience sur un poste d'accueil et de secrétariat appréciée.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et informatiques.
• Qualités rédactionnelles.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Aisance relationnelle et sens de l'accueil.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe.

Candidature

Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de la direction du Point Écoute Le Passage.