Secrétaire Assistante administrative (H/F)

Activités principales :

Secrétariat et assistance administrative de l'adjointe de direction

gestion de l'agenda

préparation des dossiers réunions

• Suivi et gestion de dossiers et des instances : alertes
• Organisation/préparation des réunions :

Réunions internes : direction de pôle et réunion de pôle

Réunions externes : celles relèvant de la direction

• Mise en forme des documents sous les diffrents formats bureautiques : Word, Excel, Power point.
• Sortie de tableaux de bord et statistiques : sortie de tableau mensuel sous POP : Préfet - PEDEC

communication note bimensuelle

• Signalement et orientations des urgences
• Préparation des déplacements; frais de déplacement (Chorus DT)
• Gestion de la boite de messagerie institutionnelle: orientation des mails

Courrier entrant et sortant

• Classement, archivage
• Gestion des fournitures
• Gestion des prévisionnels de congés

suivi des facturations cartes bleues

Traitement de certains dossiers confiés par le supérieur hiérarchique dont :

• présentation de la situation du marché du travail.
• préparation du SPED
• synthèse de la note bimensuelle du pôle

Profil souhaité :

Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles fonctions, former d'autres agents, être

référent dans le domaine.

Mettre en œuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents,

optimiser le résultat.

Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir

repérer les dysfonctionnements.

Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches,

connaissance du processus, global.)

Compétences

• Maîtriser les méthodes de secrétariat et les outils bureautiques et informatiques
• Organisation
• Fiabilité et discrétion
• Connaître la mission du pôle

Savoir-être :

• Rigueur dans l'exécution des tâches
• Sens des relations humaines
• Capacité d'adaptation
• Capacité d'initiative
• Réactivité
• Autonomie

Savoir-faire :

• Techniques spécifiques
• Travail en équipe
• Expression écrite
• Expression orale
• Capacité de synthèse

Long CDD de 3 ans