Secrétaire administratif/Secrétaire administrative (H/F)

Au sein de l'association Via Voltaire, vous occupez un poste structuré autour de deux missions principales : l'accueil des publics (physique et téléphonique) et le suivi administratif de la structure.

Vous êtes un point de contact essentiel, à la fois pour les personnes reçues et les partenaires, et pour le bon fonctionnement administratif interne.

Vos missions

1. Accueil physique et téléphonique

• Accueillir, renseigner et orienter les personnes reçues et partenaires etc.
• Assurer la réception et le traitement des appels téléphoniques
• Gérer la boîte mail générale et transmettre les informations aux personnes concernées
• Faire le lien entre le public et les responsables de l'association
• Représenter l'image de l'association par un accueil soigné et professionnel

1. Suivi administratif

• Mettre à jour et fiabiliser la base de données
• Assurer le classement et l'archivage physique et numérique des dossiers
• Rédiger et mettre en forme des documents (courriers, comptes rendus, convocations, etc.)
• Gérer le courrier entrant et sortant
• Suivre les factures simples
• Veiller au respect des procédures internes et des délais

1. Support organisationnel (missions complémentaires)

• Participer à l'organisation des réunions et événements de l'association
• Assurer la logistique (réservation de salles, matériel, envoi des convocations)
• Suivre les inscriptions

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Bonne expression écrite et orale en français
• Sens de l'organisation et rigueur administrative
• Aisance relationnelle et sens de l'accueil
• Discrétion et respect de la confidentialité

Profil recherché

• Formation en secrétariat, gestion administrative ou équivalent
• Une première expérience dans l'accueil ou l'administration associative est un plus
• Autonomie, polyvalence et esprit d'équipe