Secrétaire administratif / Gestion de planning H/F

Nous recherchons un/e Secrétaire H/F, poste à pourvoir immédiatement à temps plein en renfort de l'équipe actuel

• Poste tenu en trinôme (avec deux autres secrétaires).
• Accueil téléphonique (entre 15 et 100 appels par jour en fonction de la saison repartis sur 3 secrétaires).
• Prise des rendez-vous pour les techniciens qui font les entretiens et les dépannages.
• Pour les 7 techniciens, les 3 secrétaires doivent organiser (par téléphone) 140 rendez-vous par semaine au total.
• Écriture des devis simples (remplacement de pièces sur les chaudières).
• Préparation et impression de toutes les factures pour chaque rendez-vous de la semaine.
• Gestion des retours des techniciens : chèques à encaisser, retour des feuilles d'intervention. Vérification des paiements.

Qualités et compétences nécessaires

• Utilisation des logiciens de bureautique classiques (Word, Excel, mail).
• Utilisation SAGE
• Assurer un accueil téléphonique dynamique et chaleureux. La voie des secrétaires est le visage de l'entreprise : il faut aimer le contact avec les clients par téléphone.
• Rigueur : noter les demandes des clients et les traiter.
• Endurance : assurer de la qualité dans la durée. Certaines tâches sont répétitives mais elles sont toutes indispensables.
• Travail d'équipe : 3 secrétaires sont la « tour de contrôle » pour 4.000 clients. Seule une équipe soudée peut assurer ce service, surtout en hiver avec des pointes d'appels très denses.

Lieu de travail

Zone industrielle du Brézet : Rue Gutenberg 63100 Clermont-Ferrand

Pas de télétravail possible : compte tenu des interactions étroites avec les techniciens et les autres secrétaires il faut impérativement être au bureau pour tenir le poste