Gestionnaire École doctorale (H/F)

RESPONSABILITÉS

Conditions d'exercice :

Création ou vacance poste : Poste vacant

Catégorie d'emploi et corps : Catégorie B

Emploi-type REFERENS III : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Localisation du poste : Maison de la Recherche - 4 rue des Irlandais 75005 Paris

Activités principales :

• Gestion des dossiers d'admission ; doctorat, cotutelle, séjours : réception, vérification et enregistrement des dossiers.
• Suivi des réinscriptions en doctorat et cotutelle, des dérogations et des césures et des transferts (arrivée/départ), des CSI.
• Inscription des doctorants et HDR.
• Organisation administrative et logistique des soutenances doctorat et HDR, gestion financière, réservations de billets / hôtels pour les membres d'un jury
• Élaboration et suivi des conventions : séjour de recherche, cotutelle, de codirection nationale et internationale.
• Assister les directeurs de l'école doctorale dans les démarches administratives et les conseils de l'école doctorale.
• Capacité à gérer des réunions et leurs comptes-rendus : planification des séances, préparation des ordres du jour, gestion des invités, rédaction des procès-verbaux, création d'un vadémécum, suivi des actions décidées en séance, actualisation de la page internet, référent du pôle concernant la règlementation en lien avec le service des doctorats.
• Coordination inter-service sur les sujets transversaux liés au doctorat : lien avec la DEVU, la DAI, la DBU, service juridique....
• Mise en place des outils de gestion administratives, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement du service : rédaction de notes, création de tableaux de suivi et de pilotage...
• Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM.
• Veille réglementaire et adaptation des procédures.
• Création de diplômes antérieurs à l'année 2006
• Elaboration de tableaux de bord - suivi des indicateurs de pilotage : Premiers inscrits par ED, Unités de recherche et DR, soutenance par année civile, thèses en cours, doctorants inscrits administrativement, abandons
• Archivage des dossiers.
• Dématérialisation progressive de tous les dossiers.
• Accueil et renseignements auprès des usagers et des enseignants chercheurs.

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances :

• Connaissance approfondie de la réglementation des études doctorales.
• Connaissance de l'environnement professionnel et capacité à s'y situer.

Compétences opérationnelles :

• Excellente maîtrise technique du domaine d'activité et des outils.
• Qualité d'expression écrite et orale.
• Grande capacité d'analyse et de synthèse.
• Capacité à trouver et diffuser l'information (assurer une veille réglementaire).
• Connaissance des logiciels-métiers de type ADUM.
• Maitrise de l'outil Apogée.

Compétences comportementales :

• Sens du travail en équipe.
• Capacité à respecter l'organisation collective du travail.
• Transmettre l'information et rendre compte.

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :

Baccalauréat