Gestionnaire administratif (H/F)

Dans le cadre du développement de nos activités, Desmaths Formation recherche un/une Gestionnaire Administratif.ve. Rattaché(e) directement à la Direction, vous êtes le pivot central du bon fonctionnement administratif et opérationnel du centre de formation.

VOS MISSIONS PRINCIPALES

1. Administration & suivi des formations (sur Digiforma)

• Paramétrer les sessions de formation (programmes, plannings, accès).
• Gérer les dossiers d'inscription : création des fiches stagiaires, vérification des prérequis et des pièces justificatives.
• Éditer et envoyer les documents contractuels (conventions, contrats, convocations).
• Suivre le déroulement des formations : transmission des ordres de mission, contrôle des émargements, édition des attestations de fin de formation.
• Inscrire les stagiaires au DELF et suivre les bilans de positionnement de MCCP/CléA.

1. Administration du personnel & suivi administratif

• Formalités d'embauche : préparation des contrats/avenants sur modèles, réalisation des DPAE et prise de rendez-vous pour les visites médicales.
• Suivi des éléments de paie : collecte des justificatifs (arrêts maladie, transports) et transmission du tableau des variables mensuelles au cabinet comptable.
• Transmettre les pièces administratives nécessaires à la comptabilité lors des départs de salariés (documents de fin de contrat).

1. Démarche qualité (Qualiopi)

• Automatiser et relancer les questionnaires de satisfaction stagiaires/intervenants.
• Classer et archiver les preuves de réalisation (émargements, évaluations) en vue des audits.

1. Accueil & Logistique du centre

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et apprenants.
• Traiter le courrier postal, la boîte e-mail générique et gérer les commandes de fournitures bureautiques.
• Organiser l'attribution des salles de formation.

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences

• Maîtrise ou très bonne connaissance de Digiforma (une mise à niveau pourra être prévue dans le cas contraire) et des outils bureautiques (Google Workspace, Pack Office).
• Connaissance générale des démarches administratives et des exigences Qualiopi appréciée.
• Très bonne aisance rédactionnelle.

Qualités : Rigueur extrême, méticulosité administrative, sens de l'organisation, autonomie et bon relationnel.