Gestionnaire administratif F/H (H/F)

Mission

Au sein du département de la Formation Médicale votre mission consiste à apporter un soutien administratif à la vice-présidente médecine ainsi qu'aux personnels HU (enseignants-chercheurs hospitalo-universitaires) dans le cadre de la création de la formation médicale et de l'UFR santé.

Activités principales

Apporter un soutien administratif à la pédagogie auprès des personnels PUPH, MCUPH, PA, PHU (service de MIR, néphrologie, infectiologie, neurologie, pédiatrie, médecine du sport, orthopédie, chirurgie digestive, cardiologie, . :

Aider à l'organisation des sessions d'ECOS formatifs au CHU ou à OrSiM

Assurer le lien avec les formateurs, déposer les cours sur CELENE, réserver des salles hors UFR.

Aide à compléter les questions d'examens dans UNESS

Aide à l'organisation des séminaires et examens régionaux et interrégionaux du 3eme cycle (transports, hospitalités, réservations de salles)

Apporter un soutien administratif aux personnels HU (PUPH, MCUPH, PA, PHU) dans leurs démarches administratives (service MIR, néphrologie, infectiologie, neurologie, pédiatrie, médecine du sport, orthopédie, chirurgie digestive, cardiologie, . :

Faire les démarches administratives necessaires aux deplacements pour des missions HU que ce soit des demarches hospitalières ou universitaires (déplacements, ordres de mission, organisation des transports, demandes de remboursements.)

Apporter un support administratif à la création et à la gestion des DU-DIU (disciplines suscitées) :

Préparer avec les responsables les maquettes de création et renouvellement des DU-DIU

Préparer les emplois du temps en fonction des disponibilités des intervenants

Etablir avec les responsables la liste des autorisés à s'inscrire- préparer les listes d'émargement, préparer et envoyer les attestations de présence- diffuser les supports de cours

Recueillir et organiser les examens (sujets, copies, réservation de salle, surveillants)

Demander les devis relatifs à ces formations

Apporter un soutien au bon déroulement des stages dans les services (DFGSM et DFASM) pour les disciplines suscité :

Adresser aux étudiants les horaires et point de rendez-vous dans les services

Fournir les listes des étudiants attendus dans les services, les listes d'émargement aux tuteurs et les recenser après émargement des étudiants

Veiller à recueillir les évaluations des étudiants par leur tuteur à la fin du stage.

Recueillir les bons de congés et les transmettre à la DAM

Profil recherché

Formation et expérience professionnelle

Formation BAC/BAC +2 dans le domaine administratif

Connaître son environnement professionnel

Connaître la réglementation dans le domaine de la scolarité

Compétences et qualités requises

Maîtriser les outils bureautiques

Maîtriser les modes de communication écrite ou orale et faire preuve de qualités rédactionnelles, savoir prendre des notes et rédiger un compte-rendu de réunion ou de commission;

Savoir partager l'information.

Savoir en rendre compte,

Savoir anticiper et proposer des organisations

Sens de la confidentialité;

Sens de l'organisation

Rigueur / Fiabilité; Réactivité

Sens relationnel;

Capacité à gérer le stress

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 31/08/2026