Gestionnaire administratif et logistique - F/H

RESPONSABILITÉS

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse

Composante / Service : Institut Galilée (IG) / Direction

Composition du service (effectifs) : 3

Fonction d'encadrement : non

Rattachement hiérarchique : Directrice administrative adjointe de l'IG

Description du poste : missions et activités

Le gestionnaire administratif et logistique assure la gestion administrative, le suivi des travaux et la réservation des salles dans Hyperplanning. Il travaille en étroite collaboration avec l'ensemble des personnels de l'Institut Galilée.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, les circulaires, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, étudiants et personnels
• Elaborer un suivi des travaux, préparer les réunions travaux, rédiger le bilan annuel des travaux
• Être le référent Hyperplanning de la composante et s'assurer de la bonne affectation des salles
• Assurer le circuit des parapheurs
• Assurer l'interface entre les différents services et les appariteurs
• Assurer la fermeture des salles de cours, d'examen et amphis (suppléer à l'appariteur le cas échéant pour l'ouverture des salles de cours, d'examen et amphis)
• Faire des rondes régulières dans les locaux de l'Institut
• Vérifier les stocks de matériels pédagogiques et des fournitures de la maintenance immobilière
• Superviser le volet logistique des différents évènements (JPO, cérémonies, fête de la science, forum entreprises...)

Outils spécifiques à l'activité

Word, Excel, Hyperplanning, Matrix

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances / Savoir

Connaissance générale de la gestion administrative

Connaissance générale des textes législatifs et réglementaires dans le domaine de la gestion

administrative de la fonction publique

Savoir faire

Appliquer des procédures, les règles et les dispositions réglementaires

Maîtriser les techniques de rédaction administratives

Savoir gérer les aléas

Evaluer et hiérarchiser les besoins

Travailler en équipe

Rechercher l'information, la vérifier et la classer

Savoir être

Sens de l'organisation

Capacité d'adaptation

Capacité à gérer le stress

Rigueur / Fiabilité

Sens de la confidentialité

Sens relationnel