Département des langues - Adjoint.e en gestion de scolarité - Poste vacant (H/F)

RESPONSABILITÉS

Gestion de la scolarité en langues

• Saisie des enseignements sur Apogée, S1 et S2
• Gestion des inscriptions pédagogiques (TD et examens) par langues et niveaux sur Reservalang et Apogée, S1 et S2
• Gestion partagée des enseignant.es et suivi des TD - portefeuille individuel d'une vingtaine d' enseignant.es : informations calendrier et règlement aux enseignant.es ; inscriptions complémentaires (dont inscriptions en bonus), modifications, traitement des anomalies informatiques sur Apogée, S1 et S2 ; paramétrage, collecte et vérification de la saisie des résultats sur Apogée, S1 et S2
• Accueil, orientation et information des étudiants (accueil physique, téléphone, mails)
• Traitement des mails des adresses génériques de la scolarité
• Préparation des examens (écrits S1, oraux S2 avec Reservexam, et session 2) et gestion administrative des journées d'examens, avec présence impérative 3 samedis matins par an
• Après publication des résultats, traitement des réclamations et des consultations de copie
• Classement et archivage des copies d'examen

Gestion du TOEIC

• Gestion des inscriptions en TD de préparation (8 TD), S1 et S2: préparation et diffusion des informations aux étudiant.es et aux composantes, édition des laissez-passer sur Apogée (IA), inscriptions pédagogiques, suivi de l'assiduité en lien avec les enseignant.es des TD
• En lien avec la responsable administrative, préparation des sessions de test TOEIC internes: planning annuel des tests, réservation des amphis et salles, organisation des surveillances; diffusion des informations aux étudiant.es et aux composantes; commandes des sessions de test à ETS Global sur l'interface client; préparation des matinées de test (listes, plans de salle...)
• Gestion des demandes d'inscription au test TOEIC: traitement des listes d'inscrit.es communiquées par les UFR, traitement des demandes individuelles des étudiant.es, traitement des demandes d'aménagement (pour les étudiant.es en situation de handicap), mises en paiement, envoi des convocations
• En lien avec la gestionnaire financière et la responsable administrative, transmission des informations nécessaires à l'établissement des documents RH et financiers relatifs au TOEIC (facturations, états liquidatifs...)
• Sur la base du volontariat, administration (après formation spécifique auprès d'ETS Global) et/ou surveillance des tests TOEIC, un samedi matin par mois de novembre à juin

Missions susceptibles d'évoluer en fonction des besoins du service.

PROFIL RECHERCHÉ

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES

Présentation du Département des Langues (DDL) : Le Département des langues est une structure transversale de Paris 1 qui dispense 14 langues (11 vivantes et 3 anciennes) à 13 000 étudiant.es chaque année, encadré.es par environ 90 enseignant.es titulaires (et assimilé.es ) et une centaine d' enseignant.es vacataires. Le Département des langues accueille des étudiant.es de toutes les UFR et composantes de l'université, ainsi que des étudiant.es étrangèr.es exilé.es, réfugié.es ou demandeur.euses d'asile dans le cadre de 2 diplômes universitaires.

L'équipe administrative est composée de 9 BIATSS :

• 1 responsable administrative
• 1 coordinatrice de scolarité
• 5 gestionnaires de scolarité
• 1 gestionnaire financière
• 1 technicien logistique

Contraintes particulières liées aux activités du service :

• Ponctualité liée au respect des horaires d'ouverture du public
• Disponibilité le samedi pour les journées d'examens du DDL (3 par an, 1 en janvier et 2 en juin) et, sur la base du volontariat, certains samedis pour les tests TOEIC (entre novembre et juin, en relais avec les autres agent.es gérant le TOEIC) - présences récupérées avec un jour de congé

COMPÉTENCES REQUISES OU SOUHAITÉES

Savoir-faire :

• Maîtrise des logiciels de scolarité : APOGÉE (domaines principalement utilisés : structure des enseignements, inscriptions pédagogiques et résultats), RESERVALANG et RESERVEXAM (formation interne)
• Aisance avec les outils informatiques dont EXCEL
• Bonnes connaissances sur le fonctionnement d'une scolarité et les règlements
• Connaissances générales sur l'enseignement supérieur et sur le fonctionnement d'une université

Savoir-être :

• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Autonomie
• Travailler en équipe
• Réactivité
• Excellent contact humain
• Patience
• Sens du service public
• Bonne qualité d'expression écrite et orale