Chef-fe de cabinet - F/H

RESPONSABILITÉS

Missions

Le chef-fe de cabinet :

• Assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique du Doyen, des membres de l'équipe décanale
• Accompagne le Doyen et l'équipe décanale dans la préparation, l'organisation et le suivi des dossiers stratégiques

Activités principales

1. Assurer le secrétariat du Cabinet du Doyen - Gestion de l'agenda du Doyen en lien avec ses diverses fonctions et en intégrant les priorités institutionnelles

• Préparation des déplacements du Doyen et de ses vices-doyens et rendez-vous institutionnels
• Gestion des communications entrantes du bureau décanal
• Gestion et filtration des messageries en lien avec les fonctions décanales
• Recueil, traitement et diffusion, sous l'autorité du doyen, de l'information nécessaire au bon fonctionnement de la faculté
• Tenue des registres des réunions institutionnelles
• Accueil et information aux usagers
• Suivi des accès à la faculté en cas d'absence de la secrétaire des affaires générales

1. Préparer les instances - Gestion du conseil de la faculté et des commissions

• Elaboration des ordres du jour
• Préparation des dossiers de séance et des supports de présentation
• Organisation logistique des instances
• Diffusion des comptes rendus

1. Assurer un appui stratégique à l'équipe décanale - Préparation des notes de synthèse

• Préparation des prises de parole du Doyen
• Veille sur les sujets stratégiques

1. Gérer les relations institutionnelles - Interface avec les Directions centrales d'Aix-Marseille Université et avec la FSMPM

• Gestion des relations avec les partenaires institutionnels externes

1. Organiser les événements institutionnels - Coordination de l'organisation des événements institutionnels de la Faculté

• Traitement et suivi des distinctions honorifiques

1. Assurer le suivi de dossiers spécifiques - Assurer le suivi de la révision des effectifs hospitalo-universitaires en interface avec la Directrice administrative sur la campagne d'emploi et le service des enseignants-chercheurs hospitalo-universitaire du campus

• Suivi de certains dossiers sensibles ou confidentiels
• Mise à jour de tableaux de bord nécessaires au suivi des activités du Cabinet
• Réponse aux enquêtes institutionnelles (de l'université, de la Conférence Nationale des Doyens et du Ministère).

Conditions particulières d'exercice - Forte disponibilité liée à l'activité institutionnelle.

• Grande confidentialité dans le traitement des dossiers.

Positionnement hiérarchique Le chef de cabinet travaille sous l'autorité directe du Doyen de la Faculté de Pharmacie.

PROFIL RECHERCHÉ

COMPETENCES REQUISES

Connaissances et savoirs :

• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et de l'activité de l'établissement
• Techniques de secrétariat de direction et gestion administrative.
• Connaissance de l'environnement législatif et réglementaire de l'enseignement supérieur.

Savoir-faire :

• Savoir hiérarchiser et organiser les priorités
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques et de présentation
• Gestion d'agenda complexe
• Capacités rédactionnelles élevées
• Capacité d'organisation et de priorisation
• Capacité à travailler dans des délais contraints
• Aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers
• Autonomie, discernement et sens des initiatives dans l'exercice de ses attributions

Savoir-être :

• Capacité d'adaptation
• Sens aigu du travail en équipe
• Sens des relations humaines et maîtrise de soi
• Fiabilité / Rigueur
• Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité
• Réactivité
• Qualités d'écoute et maîtrise de soi, diplomatie
• Disponibilité

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé :

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social