Chargé/e d'emploi du temps (H/F)

Description du poste

Elaboration des emplois du temps : Etablir des plannings prévisionnels de formation à partir du recueil des besoins en termes d'enseignements auprès des équipes enseignantes Etablir les emplois du temps des enseignements des formations de la structure(Campus/Composante) en fonction du calendrier universitaire annuel, des contraintes de locaux, des effectifs étudiants, des impératifs propres à chaque formation et de la répartition des cours magistraux et des travaux dirigés, dont ceux mutualisés entre les sites Assurer l'interface avec les enseignants suite à la répartition des cours (coordonner en lien avec les conseils d'enseignement l'attribution des cours magistraux et des travaux dirigés) Encadrer la constitution des groupes de travaux dirigés en lien avec les Responsables des formations et avec la responsable de mention Mettre en place les emplois du temps sous le logiciel dédié et affectation des salles Travailler en étroite collaboration avec le responsable des sites varois pour optimiser l'exploitation de l'utilisation des espaces pédagogiques (réaliser des extractions, analyse des données, etc.) Réserver des salles pour répondre aux différentes demandes internes (enseignements ou réunions) et externes Cartographie RH : Renseignement et validation des heures de services des enseignements de la Cartographie RH de formation initiale Gestion des rattrapages de cours : En lien avec les enseignants absents, prévoir des rattrapages ou des décalages de cours Communiquer quotidiennement auprès des étudiants sur les emplois du temps/changements de salles Mettre à jour de façon quotidienne les créneaux sur le logiciel d'EDT Être le garant du respect de la réglementation et des procédures : Réaliser une veille sur la réglementation en termes de scolarité (respect des maquettes d'enseignement notamment, et du calendrier universitaire) Garantir l'application des circulaires et des directives de l'Etablissement en matière de Scolarité dans les process d'élaboration des Emplois du temps Amélioration Continue : Faire remonter les dysfonctionnements auprès de la responsable de cycle et de la référente EDT de la composante en lien avec la DF et être force de proposition sur les outils et process relatifs à la gestion des EDT et l'optimisation de l'exploitation des espaces pédagogiques Activités complémentaires : soutien/support aux activités des gestionnaires de scolarité- Les inscriptions administratives (vérification du paiement effectif et de la validation des PJ Web, délivrance carte CAMUS) en ligne et/ou en présentiel Les inscriptions pédagogiques (recensement des choix des options et saisie dans Apogée) ; L'organisation des examens terminaux au regard du planning de la mention et de la procédure en vigueur (Reprographie des sujets et mise sous pli, réservation des salles) et suivi des examens pour les étudiants bénéficiant d'un aménagement (études et/ou examens), ainsi que la préparation et l'envoi des convocations individuelles des étudiants. Gérer les options M1/M2 en lien avec le directeur adjoint en charge de la formation et avec les autres chargés d'EDT- Organiser et assurer la mise en stage et le suivi des étudiants selon leur parcours des sites varois en lien avec le directeur adjoint en charge de la formation, la DSDEN 83 et la responsable de cycle Organiser les soutenances de mémoire/poster (planifier, convoquer les étudiants et récupérer les notes) en lien avec les tuteurs, les responsables pédagogiques et le directeur adjoint à la recherche Compétences principales : Maîtriser l'organisation générale et le fonctionnement d'un Etablissement d'enseignement supérieur ainsi que les spécificités de la composante Maîtriser la réglementation relative à la scolarité (inscriptions administratives et pédagogiques, examens, bourses et stages) Accueillir et accompagner les usagers

Métiers associés

• secrétaire
• secrétaire administratif/ve