Chargé(e) de relation usagers (H/F)

Au sein du service « relations aux usagers » de la mairie, l'agent sera chargé de l'accueil des usagers, des formalités administratives, de l'état-civil, des titres d'identité, des élections, du service funéraire, du recensement de la population, et de la gestion des fournitures et du courrier.

ACCUEIL / FORMALITÉS ADMINISTRATIVES

• Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers
• Réception et gestion des mails, courriers/colis, fichier chrono, domiciliés
• Gestion des clés, badges
• Remise de dossiers/document et traitement des formalités administratives,
• Gestion des inscriptions (listes électorales, recensement citoyen, transport ALEOP, repas des aînés, semaine bleue.)
• Gestion des calendriers (passeports-CNI, mariage, pacs, parrainage, conciliateur.)
• Participation organisation des élections et jurés d'assises
• Copilotage du recensement de la population
• Gestion administrative et commerciale des fournitures
• Affranchissement et dépôt/retrait courriers

ETAT-CIVIL

• Rédaction d'actes d'état civil, traitement des demandes (livret de familles, copies d'actes, mentions, COMEDEC.), et tenue des registres
• Gestion des dossiers mariage, PACS, parrainage, décès, reconnaissance, changement de nom/prénom, célébration possible des PACS
• Cimetière : gestion des concessions logiciel GESCIME

DISPOSITIF DE RECUEIL

• Instruction et gestion des dossiers de titres d'identité (gestion du planning, rdv de dépôt, retrait, recueil de la Préfecture)

Compétences professionnelles et techniques (savoir et savoir-faire) :

• Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement d'une collectivité
• Maîtrise des outils informatiques et des logiciels métiers (état-civil, titres d'identité, électoral, GESCIME.)
• Qualités rédactionnelles et aisance orale (rédaction d'actes d'état-civil ; accueil.)
• Connaissance des règles de tenue des registres état-civil, conservation archives.

Compétences d'organisation (savoir faire organisationnel) :

• Capacité à définir et gérer les priorités
• Rigueur, méthode et précision (état-civil, DR)
• Autonomie et sens de l'initiative dans la gestion courante des dossiers

Compétences d'adaptation (savoir être comportemental et agilité) :

• Disponibilité et réactivité
• Capacité à s'adapter à la diversité des publics et des situations
• Polyvalence et agilité
• Appétence pour l'évolution réglementaire et logicielle

Compétences relationnelles et sociales (savoir être relationnel et déontologie) :

• Sens aigu du service public et de l'intérêt général
• Excellentes qualités relationnelles : écoute, diplomatie, patience et amabilité
• Discrétion professionnelle, devoir de réserve, et respect du secret professionnel
• Aptitude au travail en équipe et à la transversalité
• Gestion du stress et maîtrise de soi

Contraintes : permanences d'accueil en mairie le samedi matin, par alternance