Assistant(e) administrative polyvalente (H/F)

Créée en 2008, ARBORISTE DU SUD est une société à taille humaine qui compte aujourd'hui une quarantaine de salariés. En perpétuelle évolution, nous investissons régulièrement dans des matériels et équipements à la pointe de la technologie, afin de garantir à nos équipes des conditions de travail performantes et sécurisées. Les équipes prennent leur départ directement depuis le siège de l'entreprise, situé à Lançon Provence. Nous attachons une importance particulière à la proximité et au dialogue : une direction générale disponible et à l'écoute, de bonnes conditions de travail et une forte cohésion entre les équipes font partie intégrante de notre fonctionnement. Rejoindre ARBORISTE DU SUD, c'est intégrer une entreprise dynamique, en développement, où l'humain, le professionnalisme et l'esprit d'équipe occupent une place essentielle.

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un/une Assistant(e) administrative polyvalente H/F en Contrat à durée déterminée pour une durée de 7 mois. Ce poste en CDD est à pourvoir rapidement et sera basé à Lançon Provence.

A ce titre vos missions principales seront :

Assurer un soutien auprès de la direction générale dans les tâches administratives quotidiennes.

Faciliter la gestion de l'activité de l'entreprise en optimisant la gestion administrative et venir en support des autres services : comptabilité, appel d'offres, administration des ventes

Commercial :

En collaboration avec l'assistante administrative :

• Support dans la gestion la relation client : gérer et filtrer les appels téléphoniques, élaboration des devis et émission des factures, révision des prix et suivi des marchés en cours.

-Participer à la gestion des réclamations clients au besoin

-Participer aux réunions de planification au besoin

-Établir et mettre à jour les plannings d'activité

-Réaliser les démarches administratives nécessaires à l'activité de l'entreprise et en assurer le suivi : demande d'arrêté de circulation, DICT, création de tableurs

Administratif :

-De manière autonome être le point d'entrée de toutes les relations relatives aux assurances : création et suivi des contrats, gestion des sinistres, démarchage et audit

-Organiser, classer et archiver les documents administratifs

En lien direct avec l'un des deux Dirigeants :

• Assistanat la direction : prise de rendez-vous, compte rendu de réunion.

Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement du travail, des rendez-vous prévus et des courriers envoyés

Comptabilité :

En lien avec le service comptabilité :

• Relance clients dans le cadre du recouvrement des factures non acquittées
• Dépôt des factures sur CHORUS
• Participer à la saisie comptable sur la GED
• Recherches réglementaire et fiscales

Appels d'offres :

En lien avec la Chargée de conformité et marché :

• Suivi et gestion des consultations clients
• Collaboration à la constitution d'un dossier

Vous pouvez être amenée à venir en support sur la gestion des appels d'offres et des certifications dans le cadre de montage de dossiers

De formation Bac à Bac+2, vous justifiez d'une première expérience réussie en assistanat de direction et/ou assistanat administratif.

Vous êtes reconnu(e) pour votre capacité d'adaptation et votre polyvalence.

Vous êtes organisé(e) et maitrisez les outils informatique.

Une connaissance du logiciel Quadratus/Cegid serait un atout majeur.

Vous souhaitez intégrer une entreprise dans laquelle vous pourrez évoluer, n'attendez plus et postulez !