ASSISTANT.E ADMINISTRATIVE PEDAGOGIQUE (H/F)

DEFINITION DU POSTE :

Sous la responsabilité du / de la coordinateur-rice pédagogique, l'assistant-e pédagogique assure la mise en œuvre administrative, financière et logistique des activités de formation de l'IIMM. Interlocuteur-rice privilégié-e des apprenant-es pour les démarches administratives et pratiques, il/elle assure le suivi des inscriptions, des dossiers, des devis, de la facturation, des documents administratifs et de la logistique des formations. Il/elle renseigne et contrôle les données administratives dans DIGIFORMA et contribue à la fiabilité du suivi des parcours. Le poste n'a pas la responsabilité de définir, modifier ou valider les contenus pédagogiques, qui relèvent du/de la coordinateur-rice pédagogique.

MISSIONS PRINCIPALES

GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE

• Informer les candidat-es et apprenant-es et accompagner les démarches d'inscription.
• Constituer, vérifier et actualiser les dossiers ; recueillir les pièces et assurer les relances.
• Préparer les devis, documents administratifs et éléments nécessaires à la facturation.
• Suivre les règlements et échéanciers et effectuer les relances administratives.
• Établir et transmettre attestations, certificats, justificatifs et documents de fin de formation.
• Assurer la traçabilité et l'archivage des dossiers et échanges.

GESTION ET SUIVI DANS DIGIFORMA

• Renseigner et mettre à jour les données administratives des apprenant-es.
• Enregistrer les inscriptions et assurer le suivi administratif des parcours.
• Contrôler la complétude et la cohérence des informations.
• Effectuer les extractions et tableaux de suivi nécessaires à l'activité.
• Signaler les anomalies ou informations manquantes au/à la coordinateur-rice pédagogique ou à la Direction.

COORDINATION LOGISTIQUE DES FORMATIONS

• Mettre en œuvre les calendriers et plannings définis avec le/la coordinateur-rice pédagogique.
• Organiser les réservations de salles et vérifier les conditions d'accueil.
• Recueillir et suivre les besoins matériels des enseignant-es.
• Transmettre les informations pratiques aux enseignant-es et apprenant-es.
• Participer à l'organisation matérielle des cours, examens, master-classes, concerts et événements.
• Anticiper les difficultés logistiques et en assurer le signalement.

RELATION AVEC LES APPRENANT.ES ET APPUI A LA COORDINATION

• Assurer un accueil et un accompagnement de qualité au quotidien.
• Répondre aux demandes administratives et pratiques et orienter les demandes pédagogiques vers le/la coordinateur-rice pédagogique.
• Mettre en œuvre les décisions et consignes d'organisation.
• Préparer les documents nécessaires aux réunions, examens et activités de formation.
• Faire remonter les difficultés, besoins et situations particulières nécessitant un arbitrage.

PÉRIMÈTRE DE RESPONSABILITÉ

L'assistant-e pédagogique est responsable de la qualité, de la fiabilité et de la mise à jour des informations administratives, financières et logistiques relevant de son périmètre. Le/la coordinateur-rice pédagogique demeure responsable des contenus, programmes, objectifs, compétences visées, référentiels, modalités d'évaluation et orientations pédagogiques