ASSISTANTE ADMINISTRATIVE (H/F)

TACHES PRINCIPALES DE LA FICHE DE POSTE

Assurer le secrétariat administratif d'un Secrétaire National :

o Gérer l'agenda des Secrétaires Nationaux et prévoir les réservations (transport et hébergement) lors de leurs déplacements

o Assurer le traitement et le suivi de la correspondance institutionnelle des Secrétaires Nationaux (désignations, mandatement.)

o Relire et mettre en page des documents institutionnels divers

o Rédiger et mettre en forme, sur la base des notes écrites ou de consignes, des courriers, des mails, des articles de Vie Fédérale et le cas échéant comptes rendus

Assurer la préparation et la gestion administrative et logistique des dossiers sous la responsabilité du Secrétaire National :

o Etablir le retroplanning des réunions

o Réserver les salles en interne ou en résidentiel et le matériel nécessaire au bon déroulement des réunions

o Rédiger et envoyer les convocations aux participants,

o Préparer et transmettre aux participants les documents nécessaires à la préparation des réunions

o S'assurer de la présence ou non des participants par relance par e-mail

o Réserver des titres de transport (avion uniquement) et l'hébergement pour les participants et les intervenants en faisant établir des devis, en les analysant et en réalisant des comparatifs

o Gérer les frais des participants sur la plateforme N2F

o Rédiger et envoyer les attestations de présence

o Synthétiser, contrôler et affecter les frais déclarés par les participants (transport, restauration, hébergement)

o Classer et archiver l'ensemble des éléments dans un dossier et dans l'archivage du serveur en veillant à respecter l'arborescence définie

Assurer la constitution et l'envoi de dossiers justificatifs des financements extérieurs

o Assembler les pièces justificatives en veillant à la disponibilité de l'ensemble des éléments

o Sur la base des procédures définies, procéder à l'affectation des dépenses

o Transmettre les dossiers complets aux organismes concernés ou aux salariés de la FNCB concernés en interne

Assurer l'accueil physique et le standard de la FNCB (1 jour par semaine)

o Assurer le standard, recevoir, filtrer et identifier les communications téléphoniques et les visiteurs

o Assurer une mission de première information des correspondants ou les orienter vers l'interlocuteur correspondant à leur besoin, le cas échéant, retranscrire les messages et les transmettre

o Trier le courrier, procéder à son enregistrement et à sa répartition au sein des services et gérer le départ du courrier de la Fédération en transmettant quotidiennement l'ensemble des plis au service dédié

COMPETENCES REQUISES

Savoir-faire / techniques / méthodes :

Savoir utiliser les logiciels de bureautique (Word, messagerie interne, Excel.)

Savoir constituer un répertoire de militants (publipostage)

Savoir rédiger, dans un formalisme imposé et sur la base d'un modèle, divers types de documents administratifs (convocation, dossier, lettres-types.)

Savoir organiser la logistique d'une réunion

Savoir faire des propositions pour faciliter/alléger le travail des Secrétaires Nationaux

Savoir créer et suivre une procédure de gestion d'un dossier

Savoir faire vivre un répertoire de militants et un répertoire de sections

Savoir respecter les délais

Avoir un très bon niveau d'orthographe et de grammaire

Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit sans fautes)

Compétences comportementales :

Etre méthodique et organisé

Etre calme et diplomate dans le cadre de l'organisation des réunions

Etre discret et assurer la confidentialité des informations traitées

Capacité à travailler en équipe et en partenariat

Discrétion et confidentialité.

CONDITIONS D'ACCÈS

Formation exigée : BAC+2 Secrétariat - Assistanat

Expérience en entreprise : + 3 ans