Assistant.e administrative (H/F)

Vos missions

En lien étroit avec la direction, les responsables de secteur et les équipes, vous participez au bon fonctionnement administratif de l'association.

Gestion administrative quotidienne

• Assurer le traitement du courrier et des courriels.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et les bases de données.
• Répondre aux demandes administratives de la direction et des responsables de secteur.
• Participer à l'accueil téléphonique et à l'information des familles en cas de besoin.
• Commander les fournitures administratives.

Suivi des dossiers administratifs

• Assurer le suivi des congés, récupérations et fiches horaires.
• Constituer et suivre les dossiers de prise en charge des formations des salariés (Uniformation).
• Participer à la rédaction de comptes rendus de réunions et à la mise en forme de documents.

Suivi des partenaires et obligations administratives

• Préparer et suivre les déclarations auprès de la CAF.
• Assurer le suivi des conventions avec les partenaires (CAF, VACAF, communes.).
• Participer au suivi administratif des demandes de subventions, des bilans et des justificatifs.
• Réaliser les tableaux de bord, statistiques et documents nécessaires aux rapports d'activités et aux réunions associatives.

Soutien aux activités de l'association

Selon les périodes de l'année, vous pourrez également :

• Participer aux inscriptions des familles et au suivi des dossiers enfants
• Assurer un soutien administratif aux accueils de loisirs et aux séjours
• Réaliser des extractions de données et des statistiques de fréquentation
• Renforcer ponctuellement les équipes administratives lors des périodes de forte activité, notamment durant l'été.

Votre profil : vous êtes reconnu(e) pour votre sens du travail en équipe, de l'organisation, votre rigueur et votre capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Vous maîtrisez :

• Les outils bureautiques, notamment Excel (tableaux croisés dynamiques) et Word
• Les méthodes de gestion administrative et de suivi de dossiers
• La rédaction de documents administratifs et de comptes rendus.

Vos qualités

• Organisation et gestion des priorités.
• Rigueur et sens du détail.
• Autonomie dans le travail.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Qualités relationnelles et sens du service.
• Goût du travail en équipe.