Assistante administrative / Assistant administratif (H/F)

Rattachement hiérarchique : Rattaché(e) au bureau et à la direction de l'association.

Type de contrat : CDD à temps partiel

Quotité horaire : 0.5 ETP

Missions principales

Gestion financière courante

-Rédaction, envoi et suivi des devis et factures

-Tenue courante de la comptabilité (classement, saisie régulière), compilation des éléments comptables pour les bilans, en lien avec le CA et la direction.

-Gestion des dépenses/recettes courantes, sous validation du trésorier pour les opérations sensibles

-Archivage administratif (devis, factures, contrats signés, conventions), sur les outils numériques dédiés et le cas échéant en version papier

Appui aux financements

-Rédaction et suivi des dossiers de subvention dans le cadre fixé par la direction (échéances, pièces justificatives, rapports d'activité intermédiaires)

-Suivi des dates de dépôt et de restitution des aides accordées

Administration des ateliers et gestion des adhérents

-Gestion des adhésions (formulaires, base de données, suivi des paiements)

-Relances de paiement auprès des familles/adhérents (hors situations conflictuelles, remontées à la direction)

-Gestion pédagogique courante (organisation, logistique), hors gestion des éventuels conflits sensibles

Organisation logistique des événements

-Organisation logistique des spectacles amateurs de fin d'année (réservation de salle, formulaires, coordination avec les familles) une fois le cadre annuel posé par la direction

-Coordination logistique des sorties scolaires au théâtre (réservation des billets, organisation avec les familles) une fois les spectacles choisis par la direction

Communication

-Mise à jour du site internet et des supports de communication (ateliers, spectacles)

-Diffusion de la newsletters

-Gestion courante de la boîte mail (tri, réponses courantes, relances), avec remontée à la direction des sujets sensibles

Environnement de travail :

Lieu : Vitrolles, au domaine de Fontblanche. Les locaux comprennent un bureau, une salle de répétition, un petit théâtre (35 places), une cuisine, des sanitaires.

Télétravail partiel envisageable : oui, selon les périodes de l'année