Assistant(e) administratif(ve) (h/f)

Description du poste

BTP CFA Auvergne Rhône-Alpes est le leader régional de la formation aux métiers du Bâtiment et des Travaux Publics. L'Association gère 11 établissements et forme chaque année plus de apprentis, du CAP au diplôme d'ingénieur, en partenariat avec les entreprises du secteur.BTP CFA Rhône, situé à Dardilly (69), accueille et accompagne les apprentis du territoire en développant des formations professionnalisantes au plus près des besoins des entreprises.Forte de plus de 600 collaborateurs, l'Association s'engage dans la transmission des savoir-faire, la sécurité et l'insertion professionnelle de ses apprentis.Au service des entreprises du BTP, nous développons nos activités de formation par la voie de l'alternance (contrats d'apprentissage et de professionnalisation) ainsi que par différents dispositifs de formation continue.Partageant des valeurs fortes et engagés dans la transmission des savoir-faire, nous contribuons activement à la formation et à l'insertion professionnelle de nos apprenants.Au sein du BTP CFA Rhône et sous l'autorité du Directeur d'établissement, l'Assistant(e) Administratif(ve) garantit le bon fonctionnement administratif de l'établissement, contribue à la circulation de l'information et apporte un appui quotidien à la direction ainsi qu'aux équipes.Organisation et circulation de l'informationAssurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et orienter les différents interlocuteurs.Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs compétents.Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la diffusion des informations internes.Participer à la communication et à la coordination entre les différents services.Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, supportsp>Assurer le support organisationnel des réunions (préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).Organisation administrative et gestion des dossiersClasser, organiser et archiver les documents administratifs.Assurer le suivi des dossiers et effectuer les relances nécessaires.Participer à la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité.Mettre à disposition des collaborateurs les documents administratifs nécessaires à leur activité.Participer au suivi des conventions et des contrats avec les prestataires.Contribuer à la préparation des éléments de suivi et de contrôle administratif.Participation à la vie de l'établissementContribuer à l'organisation logistique des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions, manifestationsp>Participer aux projets portés par l'établissement et aux actions régionales.Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins du service.Participer au bon fonctionnement de l'établissement dans une logique de service aux collaborateurs et aux apprenants. Au sein du BTP CFA Rhône et sous l'autorité du Directeur d'établissement, l'Assistant(e) Administratif(ve) garantit le bon fonctionnement administratif de l'établissement, contribue à la circulation de l'information et apporte un appui quotidien à la direction ainsi qu'aux équipes.Organisation et circulation de l'informationAssurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et orienter les différents interlocuteurs.Répondre aux demandes d'information et orienter vers les interlocuteurs compétents.Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la diffusion des informations internes.Participer à la communication et à la coordination entre les différents services.Rédiger, mettre en forme et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, comptes rendus, supportsp>Assurer le support organisationnel des réunions (préparation des dossiers, logistique, rédaction des comptes rendus).Organisation administrative et gestion des dossiersClasser, organiser et archiver les documents administratifs.Assurer le suivi des dossiers et effectuer les relances nécessaires.Participer à la mise à jour des tableaux de bord et des outils de suivi d'activité.Mettre à disposition des collaborateurs les documents administratifs nécessaires à leur activité.Participer au suivi des conventions et des contrats avec les prestataires.Contribuer à la préparation des éléments de suivi et de contrôle administratif.Participation à la vie de l'établissementContribuer à l'organisation logistique des événements de l'établissement (journées portes ouvertes, réunions, manifestationsp>Participer aux projets portés par l'établissement et aux actions régionales.Apporter un soutien administratif aux équipes selon les besoins du service.Participer au bon fonctionnement de l'établissement dans une logique de service aux collaborateurs et aux apprenants.

Métiers associés

• secrétaire
• secrétaire administratif/ve