Assistant(e) Administratif(ve) et RH / Office Manager (H/F)

Vos Missions Principales

Véritable chef d'orchestre, vos missions s'articulent autour de quatre grands piliers :

1. Facturation et Pré-comptabilité

Éditer et suivre la facturation clients (factures d'acompte, bons de commande, relances des factures en retard, recouvrement).

Gérer les comptes fournisseurs et traiter les factures entrantes (Strasbourg, Lyon, Paris).

Assurer le suivi et le traitement des notes de frais et des notes de débours (NDD).

Réaliser le rapprochement bancaire avec précision

Préparer les exports pour le logiciel comptable et contribuer au remplissage du Bilan Pédagogique et Financier (BPF - échéance annuelle fin mai).

1. Gestion Administrative et Relation Client

Gérer la boîte mail générale et redistribuer efficacement les informations en interne.

Assurer l'ouverture des nouveaux comptes clients et le suivi des obligations administratives (Provigis, Google, eDocuments, Hiveo, Kbis).

Coordonner l'administratif lié aux formations : conventions, convocations par publipostage, certificats de réalisation, relances des participants et suivi post-formation.

Compiler les comptes-rendus d'intervention (avec l'aide d'outils de scan IA) et tenir à jour nos bases de données pour Qualiopi.

Porter les thématiques annexes (comme Ecovadis).

Reprendre le standard en cas de trop plein

1. Ressources Humaines et Juridique

Assurer la gestion administrative du personnel (suivi des congés, arrêts maladie).

Participer à l'onboarding des nouveaux collaborateurs

Prendre en charge les formalités d'embauche : DPAE, affiliation mutuelle, visites à la médecine du travail.

Suivre les échéances RH cruciales (entretiens d'évaluation, suivi des compétences) et suivre le plan de formation interne.

Apporter un soutien ponctuel au recrutement (tri de CV, pré-qualifications téléphoniques, l'externalisation en amont).

Collecter et vérifier les documents administratifs légaux (ex : attestations de vigilance de nos experts/sous-traitants).

1. Logistique et Vie du Bureau (Office Management)

Gérer le traitement du courrier (envois en AR), la réception des colis et les expéditions depuis Strasbourg.

Animer la vie de bureau au quotidien : achats de café, gestion des fournitures et de l'imprimante/copieur.

Commander le matériel nécessaire pour les ateliers et gérer l'envoi de matériel partiel.

Superviser l'entretien des locaux en gérant les prestataires (société de ménage, petites réparations ou ajustements divers).

Administrer les outils de communication interne et externe (base documentaire).