Assistant(e) administratif(ve) - CDI (H/F)

6GS, entreprise spécialisée dans le secteur de la propreté et des services associés, poursuit son développement et souhaite renforcer son équipe administrative.

Dans le cadre de notre croissance, nous recrutons un(e) Assistant(e) administratif(ve) H/F, organisé(e), polyvalent(e) et réactif(ve), afin d'assurer le suivi administratif quotidien de l'entreprise et d'accompagner la Direction ainsi que le service des Ressources Humaines.

En collaboration avec la Direction, le service exploitation et le service Ressources Humaines, vous participerez à la gestion administrative courante de l'entreprise.

Vous serez également un interlocuteur privilégié des clients, fournisseurs, sous-traitants et salariés.

Vos principales missions

• Accueil et gestion administrative :

Assurer l'accueil physique des visiteurs ;

Assurer l'accueil téléphonique et orienter les différents interlocuteurs ;

Réceptionner, traiter et transmettre les demandes ;

Gérer les courriers, e-mails et documents administratifs ;

Assurer le classement et l'archivage des documents.

• Gestion commerciale et suivi clients :

Saisir et mettre en forme les devis ;

Assurer le suivi administratif des devis ;

Effectuer les relances nécessaires auprès des clients ;

Mettre à jour les différents tableaux et outils de suivi.

• Achats et fournisseurs :

Établir et transmettre les commandes d'achat ;

Assurer le suivi administratif des commandes ;

Échanger avec les fournisseurs et prestataires ;

Vérifier la bonne réception des documents et informations nécessaires.

• Gestion administrative des sous-traitants :

Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des sous-traitants ;

Collecter et contrôler les documents nécessaires : attestations d'assurance, attestations de vigilance, documents administratifs, contrats, etc. ;

Effectuer les relances en cas de documents manquants ou arrivant à expiration ;

Assurer le classement et le suivi des dossiers.

• Assistance à la Direction et aux Ressources Humaines :

Traiter les différentes demandes administratives de la Direction ;

Assister le service Ressources Humaines dans la gestion administrative quotidienne ;

Préparer, transmettre et classer différents documents RH ;

Participer au suivi administratif des salariés ;

Assurer la transmission des informations entre les différents services de l'entreprise.

Cette liste de missions n'est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise, de son développement ainsi que des compétences du/de la candidat(e).

Profil recherché

Vous disposez idéalement d'une première expérience réussie dans un poste administratif, d'assistanat ou de gestion.

Nous recherchons avant tout une personne :

• Organisée, rigoureuse et méthodique ;
• Polyvalente et capable de gérer plusieurs sujets simultanément ;
• Réactive et autonome dans la gestion de ses missions ;
• À l'aise dans les échanges téléphoniques et avec différents interlocuteurs ;
• Disposant de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles ;
• À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook ;
• Capable de respecter la confidentialité des informations auxquelles elle peut avoir accès ;
• Ayant le sens des priorités et sachant travailler en équipe.

Une expérience dans le BTP, la propreté, les services aux entreprises ou dans un environnement nécessitant la gestion de nombreux sous-traitants serait appréciée.

Informations complémentaires

Poste : Assistant(e) administratif(ve) H/F

Lieu : Feyzin (69320)

Contrat : à définir selon le profil

Temps de travail : temps plein

Horaires : du lundi au vendredi

Rémunération : selon le profil, l'expérience et la grille applicable au sein de l'entreprise

Prise de poste : dès que possible