Assistant(e) à la scolarité (H/F)

L'ESTBA Paris, établissement d'enseignement supérieur privé laïc sous contrat d'association avec l'État, est spécialisé dans les formations scientifiques. Structure à taille humaine, nous accueillons des étudiants du Bac+2 au Bac+5, en cursus scolaire comme en apprentissage.

Pour renforcer notre équipe administrative, nous recherchons un(e) Assistant(e) de scolarité rattaché(e) à la direction. En lien direct avec les équipes pédagogiques, les enseignants et les étudiants, vous jouerez un rôle clé dans l'accompagnement de leur parcours.

Pour mener à bien votre mission, vos activités se déclineront autour de quatre axes principaux :

1. Accueil et relationnel

• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants, les familles, les enseignants et les partenaires de l'établissement.
• Assurer l'interface entre les étudiants, les responsables pédagogiques, les enseignants et la direction.
• Répondre aux sollicitations par téléphone, par e-mail et en présentiel.

1. Gestion administrative et suivi des dossiers

• Piloter le suivi administratif des étudiants, de l'inscription jusqu'à la fin de leur cursus.
• Constituer, vérifier et mettre à jour les dossiers administratifs (inscriptions, réinscriptions, pièces justificatives).
• Établir les documents officiels (certificats de scolarité, attestations, etc.).
• Assurer le suivi des absences et des retards.
• Gérer l'archivage et la tenue rigoureuse des dossiers.

1. Support à l'organisation pédagogique

• Participer à la gestion des emplois du temps et à la diffusion des informations.
• Organiser logistiquement les examens, contrôles, soutenances, jurys et conseils.
• Préparer les documents nécessaires au suivi pédagogique (convocations, feuilles d'émargement, relevés de notes, bulletins).
• Saisir et actualiser les données sur nos logiciels et plateformes de gestion de la scolarité.

1. Participation à la vie de l'établissement

• Contribuer ponctuellement à l'organisation d'événements clés : journées portes ouvertes, réunions de rentrée, remises de diplômes et événements étudiants.

Profil recherché

• Expérience : Vous disposez idéalement d'une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou gestion de scolarité (un environnement d'enseignement est un plus).
• Savoir-être : Reconnu(e) pour votre rigueur et votre sens de l'organisation, vous appréciez le contact humain. Vous savez faire preuve de disponibilité et d'écoute tout en maintenant un cadre administratif précis.

Compétences attendues

• Maîtrise technique : Excellente utilisation des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), des outils collaboratifs et aisance avec les logiciels de gestion numérique.
• Qualités rédactionnelles : Très bonne expression écrite et orale avec une maîtrise irréprochable de l'orthographe.
• Efficacité opérationnelle : Capacité à gérer les priorités et plusieurs dossiers simultanément, autonomie, réactivité et polyvalence.

Posture professionnelle : Sens de l'accueil, esprit d'équipe, discrétion absolue et respect de la confidentialité des informations.

Jours travaillés : les jeudis et les vendredis impérativement.