Assistant et Chargé d'accueil (H/F)

Missions principales

Sous la responsabilité du directeur, et en collaboration avec l'équipe :

Missions Administratives & Accueil

• Assurer les tâches courantes de secrétariat et d'accueil : téléphone, enregistrement, saisie, envoi du courrier, classement, accueil des partenaires, gestion des agendas, gestion des fournitures, réservation de salles ;

• Venir en soutien à l'activité de conseil aux particuliers : réponse aux demandes de 1er niveau par mail et téléphone & organisation des rendez-vous ;

• Gérer la logistique pour les déplacements des salariés ;

• Assurer la logistique des réunions de Bureaux, Conseils d'Administration, Assemblées générales, etc, et préparer les comptes rendus ;

• Mettre en forme des documents informatiques type : courriers, rapports, comptes rendus, tableaux, lettre d'information, etc. ;

• Classement des dossiers.

Missions Comptabilité

• Gérer les factures, les demandes de subventions et les remboursements des frais des salariés ;

• Gérer les appels à cotisation des membres ;

• Gérer les pièces comptables et les transmettre à l'expert-comptable.

Missions gestion du personnel

• Réaliser le planning du personnel et en faire le suivi hebdomadaire ;

• Suivre les variables et préparer mensuellement les éléments pour établir les paies des salariés et assurer le lien avec le cabinet d'expertise-comptable ;

• Suivre les aides à l'emploi, les arrêts de travail et versements des indemnités journalières ;

• Assurer le suivi permanent du plan de formation, aider à rechercher des formations, assurer leur règlement, gérer les relations avec l'OPCO ;

• Assurer une veille réglementaire sur les aspects sociaux et actualiser les documents internes régissant le fonctionnement de la structure ;

• Préparer l'accueil des nouveaux salariés ;

• Accompagner la mise en application et assurer une veille sur la Convention Collective Nationale BETIC.

Contribuer à la vie associative

• Contribuer à l'amélioration des outils de gestion en place ;

• Participer aux réunions de réseaux, aux échanges et aux partages entre pairs ;

• Assurer le reporting de l'activité et participer aux démarches d'amélioration continue liées à l'activité ;

• Suivre en lien avec le DPO les éléments de RGPD.

Conditions du poste

Poste basé dans les locaux de l'ALEC POLD, à Suresnes

Matériel informatique, et bureau mis à disposition

Outils techniques et informatiques (logiciels, ligne téléphonique.) mis à disposition

Déplacement sur les 11 communes de POLD et, ponctuellement, en France métropolitaine

Type de contrat : CDI à temps complet, 37h avec 16 RTT

Classification Convention Collective Nationale BETIC : ETAM, position 2.2

Profil recherché

Compétences professionnelles & qualités requises

• Diplôme ou formation Bac+2 minimum

• Expérience d'1 an minimum dans l'assistance administrative

• Sensibilité environnementale et intérêt pour les enjeux liés à l'énergie et aux changements globaux

• Très bonne expression écrite et orale

• Bonne maîtrise des outils informatiques et bureautiques

• Forte motivation

• Polyvalence

• Force de proposition

• Initiatives pour la bonne mise en œuvre des missions, dans le respect des consignes générales

• Capacité à travailler en autonomie selon les directives données et en équipe

• Très bonnes qualités relationnelles, sens de l'écoute

• Aisance pour le contact avec différents publics

• Qualités pédagogiques

• Rigueur et sens de l'organisation