Assistant (e) administratif (ve) (H/F)

Missions

Sous l'autorité de la Responsable du pôle, vous serez en charge de :

• Assurer l'accueil et le secrétariat général de la structure,
• Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité,
• Assurer l'organisation de la vie courante de la structure,
• Appuyer les responsables de pôle dans la mise en œuvre de leurs tâches.

Détail des tâches :

a. Assurer l'accueil et le secrétariat de la structure

• Assurer l'accueil physique et téléphonique,
• Gérer les messages téléphoniques : prise en charge et information au destinataire avec suivi éventuel selon degré d'urgence,
• Gérer le répondeur : relever les messages, les transmettre, gérer les annonces d'absence,
• Accueillir les primo visiteurs, les informer et les orienter , .,
• Informer le conseiller du RDV et faire signer la feuille d'émargement si nécessaire,
• Ouvrir, dater et ventiler le courrier reçu en s'assurant de la transmission effective à son destinataire,
• Gérer les différentes boites mail,
• Assurer la gestion des salles et le secrétariat des réunions d'équipe: compte rendu, demande de validation et transmission

b. Réaliser les tâches administratives de fonctionnement et d'organisation de la vie courante dans le respect de la qualité

• Assurer l'accessibilité des informations,
• Classer et photocopier les documents en s'assurant de la traçabilité de l'information,
• Préparer les dossiers des porteurs de projets : Ouvrir le dossier papier, classer, archiver .
• S'assurer de la mise en réseau des documents d'information (plannings formation pacte, réunion d'information collective..) et de leurs mises à jour régulières,
• Saisir les données sur les différentes bases CRM,
• Mettre en forme les courriers et les documents en respectant la charte graphique de l'association,
• Préparer les documents remis aux stagiaires dans le cadre des formations,
• Réaliser les convocations selon les consignes laissées,
• Préparer pour chaque conseiller le suivi des échéances et les leur transmettre
• Effectuer les relances nécessaires en amont, auprès des participants

c. Assurer l'organisation de la vie courante de la structure

• Gérer, suivre les plannings,
• Contribuer à l'utilisation rationnelle des services et des fournitures,
• Assurer la gestion des consommables de la structure sur ses différents sites,
• S'organiser et gérer son temps en coordination avec les autres membres de l'équipe,
• Coordonner l'intervention d'entreprises extérieures en cas de problèmes ponctuels .

d. Appuyer les responsables de POLE et les Consultants Formateurs dans leur relation clients :

• Saisie des actions autres (réunions d'équipe, permanence) dans les agendas des conseillers,
• Préparation des dossiers,
• Relancer par téléphone et/ou email les porteurs pour confirmation présence RDV, planification et mise à jour des agendas,
• Renouvellement courant des consommables (papeterie, petit matériel, etc) en coordination avec la Responsable Territoriale et/ou administrative.