Assistant de direction F/H

RESPONSABILITÉS

Mission principale :

• Elaboration du calendrier des réunions à l'EES (conseil de gestion, conseil des masters, réunion d'équipe
• Rédaction de divers compte-rendu notamment pour le conseil de gestion (en collaboration avec la responsable du pôle communication et relations entreprises).
• Accueil (physique et téléphonique) des enseignants et étudiants (francophones et anglophones)
• Gestion administrative des enseignants statutaires, (des doctorants et des ATER en renfort) sur la plateforme OSE
• Saisie des états de services
• Traitements des autorisations de cumuls et/ou des déclarations préalables accessoires
• Gestion du parapheur électronique
• Organisation matérielle des différentes réunions et des événements internes à l'EES (conseil d'ufr, réunion d'équipe etc)
• Organisation matérielle des comités de sélection (campagne emploi EC)
• Devis et saisie des bons de commande pour le volet fonctionnement de l'EES (en renfort, ponctuel)
• JPO
• Achat de fournitures
• Journée de l'EES
• Organisation matérielle de la JPO Master en collaboration avec le pôle Master, le pôle communication et relations entreprises.
• Offre de formation : en collaboration avec le RA, suivi, contrôle et accompagnement pour les modifications de maquettes et les MCC afférents.
• Contrôle de gestion : en collaboration avec le RA, réponses aux diverses sollicitions du service pilotage de l'établissement (soutenabilité financière etc.)

Contraintes liées au travail : (horaires, déplacements, technicité...)

Ponctualité : horaires d'ouverture au public à respecter

Adaptation aux urgences de la direction de l'EES

PROFIL RECHERCHÉ

Compétences requises ou souhaitées :

• Excellente maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, courrier électronique, etc) en particulier des logiciels OSE et SIFAC.
• Savoir gérer les priorités
• Grande rigueur
• Excellente capacité d'organisation et d'autonomie
• Excellentes aptitudes relationnelles (Sens du service et du contact, qualité d'écoute,)
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une UFR
• Connaissance de l'organisation générale d'un établissement universitaire.
• Connaissance des textes et réglementations (textes relatifs aux enseignants statutaires)