Assistant administratif Service d'Accueil Familial (H/F)

RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité de la direction, vous êtes un véritable point d'entrée et de relais de l'information au sein du service. Vous assurez l'accueil du public ainsi que la coordination administrative du SAF, en lien avec les différents professionnels, les familles et les partenaires

Vos missions

Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique des visiteurs, des parents et des professionnels ;
• Gérer l'accueil téléphonique, identifier les demandes et orienter les interlocuteurs ;
• Réceptionner et traiter les courriers et communications numériques ;
• Assurer la transmission des informations au sein du service ;
• Organiser la logistique des réunions et formations.

Gestion administrative du personnel

• Constituer et tenir à jour les dossiers administratifs des salariés ;
• Préparer les éléments variables de paie ;
• Suivre les présences, congés et absences du personnel ;
• Contrôler les notes de frais et demandes de remboursement ;
• Assurer le suivi administratif des visites médicales ;
• Participer à l'organisation des formations et des groupes d'analyse de pratiques

Suivi administratif des enfants accueillis

• Assurer la mise à jour des dossiers papier et numériques des enfants ;
• Traiter et suivre les feuilles de soins ;
• Assurer le lien avec les parents et les services de la CEA pour les signatures et autorisations ;
• Participer à l'organisation des séjours et colonies de vacances ;
• Suivre les plannings et les différents documents liés au parcours des enfants.

Autres missions administratives

• Mettre en forme et relire les documents du service ;
• Assurer la diffusion des informations internes ;
• Suivre différents indicateurs et tableaux de présence ;
• Assurer la gestion du fonds de caisse et de l'argent de poche des enfants ;
• Contrôler certaines factures de prestataires ;
• Rédiger les convocations aux réunions et formations ;
• Assurer le classement et l'archivage des documents.

PROFIL RECHERCHÉ

• BAC +2 en gestion des PME PMI ou assistanat de direction ou gestion du personnel + première expérience sur un poste similaire.
• Une connaissance de la protection de l'enfance et des acteurs institutionnels est appréciée. La maîtrise du logiciel IMAGO serait un véritable atout.
• Maîtrise du Pack Office
• Rigueur et sens de l'organisation
• Autonomie et esprit d'initiative
• Discrétion et respect de la confidentialité

Salaire : selon Convention collective Fehap et accords AASBR à partir de 2105,02 € brut mensuels + reprise ancienneté + primes

Avantages : accompagnement et parcours d'intégration interne ; jours de repos supplémentaires ; mutuelle et prévoyance ; prime de fin d'année ; primes de remplacement ; participation aux frais de transport ; analyses des pratiques et formations; CSE ( bons cadeaux, chèques vacances, fêtes de fin d'année, sorties...)