Assistant Administratif & Office Manager (H/F)

Créer un environnement de travail fluide, accueillant et agréable pour l'ensemble des équipes ChangeNOW.

En tant qu'Office & Happiness Manager, tu es un véritable facilitateur du quotidien. Tu aimes rendre service, anticiper les besoins, trouver des solutions et améliorer en permanence l'organisation interne. Ton objectif : permettre à chacun de travailler dans les meilleures conditions possibles tout en contribuant à une ambiance positive et conviviale.

Tes responsabilités

Vie de bureau & logistique

• Assurer le bon fonctionnement quotidien des bureaux et veiller à ce que les équipes disposent de tout le nécessaire pour travailler dans les meilleures conditions.

• Gérer les fournitures, équipements, consommables et achats liés à la vie du bureau (snacks, matériel informatique, mobilier, fournitures, etc.).

• Piloter les relations avec les prestataires et fournisseurs du bureau.

• Être le point de contact privilégié des collaborateurs pour les sujets liés à la vie de bureau et apporter des solutions rapides et adaptées à leurs besoins.

• Identifier les irritants du quotidien et mettre en place des actions d'amélioration continue pour fluidifier l'organisation interne.

• Créer, formaliser et optimiser des process permettant de gagner en efficacité et en confort de travail.

• Coordonner l'organisation logistique des réunions, événements internes et temps forts de l'entreprise.

Expérience collaborateurs & onboarding

• Piloter l'accueil des nouveaux collaborateurs afin de leur offrir une expérience d'intégration fluide et chaleureuse.

• Préparer les arrivées : matériel, accès, installation du poste de travail et coordination avec les équipes concernées.

• Être un interlocuteur de confiance pour accompagner les nouveaux arrivants dans leurs premières semaines.

• Organiser des moments de convivialité (petits-déjeuners, afterworks, célébrations internes).

• Proposer et mettre en œuvre des initiatives favorisant le bien-être, l'engagement et la cohésion des équipes.

Communication interne & amélioration continue

• Créer et animer des supports de communication interne (newsletter, annonces internes, informations pratiques, vie du bureau).

• Être force de proposition pour développer de nouveaux outils ou rituels favorisant le partage d'informations et le sentiment d'appartenance.

• Contribuer à structurer et documenter les processus internes afin de faciliter la vie des équipes.

Support administratif & coordination IT

• Assurer le suivi de l'inventaire et l'attribution du matériel informatique (ordinateurs, écrans, accessoires, téléphones, etc.).

• Coordonner les demandes de matériel et les besoins des collaborateurs.

• Faire l'interface avec les prestataires externes pour le suivi des demandes et incidents IT.

• Maintenir à jour les bases de données internes (contacts, fournisseurs, prestataires, inventaires, documentation).

• Apporter un soutien administratif ponctuel aux équipes sur les sujets liés à la vie de bureau.

Événements & Sommet ChangeNOW

• Participer activement à la préparation opérationnelle du Sommet ChangeNOW 2027

• Être un point de contact clé pour les équipes en amont de l'événement afin d'anticiper leurs besoins logistiques et organisationnels.

• Assurer la coordination de certains aspects opérationnels pendant le Sommet et contribuer à la bonne expérience des équipes sur place.

• Faire preuve de réactivité et d'un fort sens du service pendant les périodes d'activité intense.

Profil recherché

• Étudiant-e en alternance (Bac+2 à Bac+4) dans les domaines de l'administration, gestion, communication ou événementiel

• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office / Google Suite)

• Intérêt pour les outils numériques et appétence pour le support IT de premier niveau

• Bonne expression écrite et capacité à gérer une communication claire et professionnelle par email

• Organisation, rigueur et polyvalence

• Intérêt pour les sujets liés à l'impact social, environnemental apprécié.

• Anglais niveau B2 (pas une obligation mais un avantage)

Soft skills

• Sens du service et de l'écoute

• Dynamisme et esprit d'initiative

• Qualités relationnelles et esprit d'équipe

• Créativité et capacité à insuffler de la convivialité au quotidien