Assistant Administratif (h/f) (H/F)

L'agence Adecco d'Hirson recrute pour l'un de ses clients un(e) Secrétaire Administrative H/F .

Vos missions. Rattaché(e) à la direction, vous assurez le bon fonctionnement administratif de l'entreprise à travers les missions suivantes :

Accueil et secrétariat.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et prestataires.
• Réceptionner, filtrer et orienter les appels.
• Prendre et transmettre les messages.
• Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement et expédition).
• Traiter et suivre les emails.

Gestion fournisseurs et achats.

• Mettre à jour les bases de données fournisseurs.
• Effectuer les demandes de prix et comparer les devis.
• Assurer le suivi des commandes et les relances fournisseurs en cas de retard.
• Contrôler, classer et archiver les bons de commande, bons de livraison et factures.

Relation clients.

• Créer et gérer les comptes clients sur l'ERP.
• Assurer le suivi des règlements et les relances des impayés.
• Mettre à jour les échéanciers et tableaux de suivi.
• Éditer et transmettre les devis, factures et documents commerciaux.

Administration du personnel et RH.

• Collecter et saisir les relevés d'heures.
• Assurer le suivi des congés, absences et pointages.
• Veiller au suivi des visites médicales.
• Contrôler la validité des habilitations, CACES et formations obligatoires.
• Gérer les dossiers administratifs du personnel (contrats, mutuelle, prévoyance, etc.).

Gestion administrative générale.

• Mettre à jour et archiver les dossiers administratifs.
• Assurer le suivi des contrats d'assurance.
• Participer à la gestion administrative du parc de véhicules.

Appels d'offres et suivi commercial.

• Assurer une veille sur les appels d'offres en cours et leurs échéances.
• Constituer et vérifier les dossiers administratifs nécessaires aux réponses.
• Veiller à la conformité et à la complétude des documents transmis.

.

• Formation de type BAC à BAC+2 en gestion administrative, secrétariat ou assistanat.
• Expérience réussie sur un poste similaire appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office) et aisance informatique.
• La connaissance d'un ERP est un atout.
• Organisation, rigueur, polyvalence et sens du service sont indispensables.
• Bon relationnel et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Conditions.

• Poste à temps plein.
• Horaires de journée du lundi au vendredi.