Assistant Administratif F/h (h/f)

L'association EPAL recrute un-e assistant-e administratif-ve afin d'assurer un rôle de support transversal et contribuer au bon fonctionnement de sa structure. Ce poste polyvalent s'inscrit à la fois en appui au Pôle formation et dans la gestion des moyens généraux de l'association (flotte de véhicules, téléphonie, informatique, assurances), en lien étroit avec les équipes et la di-rection. Placé.e sous l'autorité hiérarchique des co directrices et fonctionnelle du responsable de Pôle Formation, elle.il aura pour missions : Missions : Pôle Formation (50%) Suivi et gestion administrative des vacataires : - Dossier administratif, éléments de preuves, Charte de l'intervenant, évaluation Gestion administrative et partenariale des actions de formation : - Accueil des demandes d'informations des établissements clients et réponse (par courriel ou par téléphone). - Favoriser le lien commercial avec les clients et apporter une réponse adaptée et positive face aux besoins/difficultés ex-primés. - Suivi de l'état des inscriptions et relance des collectivités/établissements petites - enfances, enfance, jeunesse, médico-sociaux, dont la protection de l'enfance, sanitaires si besoin, éditions des convocations, renseignement des bases de ges-tion des actions, envoi des attestations, préparation et suivi des envois du dossier intervenant et du dossier stagiaire Gestion administrative et financière des actions : - Récupération des pièces administratives (feuilles d'émargements, factures, frais des formateurs.) Gestion logistique des actions de formation : - Cohérence des plannings des vacataires et préparation des documents pédagogiques en liens avec les formations dis-pensées. Administration des supports et des actions de communication du Pôle : - Participation à la construction du catalogue, actualisation du site internet - Création de plaquettes et flyers d'information. Moyens généraux (30%) - Administration de la flotte de véhicules - Administration de la flotte téléphonique - Administration des moyens informatiques - Déclaration et suivi des incidents/sinistres à l'assurance (responsabilité civile, dommages aux biens) - Centralisation des documents administratifs de l'association mis à jour (attestations INSEE, de vigilance, fiscale, don-nées sociales.) Participation aux temps de regroupement capitalisation et mutualisation interne à EPAL Connaissances : - Bonne maîtrise du cadre juridique de la certification QUALIOPI - Solides connaissances des règles légales et juridiques en matière d'emploi et de formation Compétences techniques : - Sait organiser son travail et ses missions en autonomie - Sait travailler seule à son poste ; inscrit dans une dynamique d'équipe d'intervenants territoriaux à distance. - Excellente maitrise de l'écrit français - Bonnes capacités de communication que ce soit à l'oral ou à l'écrit - Capacité d'analyse et de synthèse Aptitudes comportementales et relationnelles : - Sait tenir informé son responsable d'éventuelles difficultés ou évènements rencontrés - Sait écouter et communiquer avec bienveillance dans la relation client et aux vacataires - Sait prendre l'initiative d'interpeller sur les dossiers communs ses collègues sous une forme qui permette l'échange po-sitif et constructif - Sait agir en réactivité face à une modification administrative de dernière minute en lien avec l'activité du secteur - Participe activement aux temps d'équipe et sait être force de proposition Informatique : - Excel : Sait remplir des outils de suivi efficients partagés pour suivre l'activité. - Word : maîtrise du publipostage et de la mise en page de courriers - Web : actualisation du site web et compte Linkedin - Maîtrise des outils collaboratifs Office 365 en vue de travailler sur des documents partagés Horaires annualisés compte tenu de la fermeture du Pôle Formation l'été (mi juillet/mi août).