Assistant administratif et pédagogique des formations Métiers de la forme F/H (REF 336)

RESPONSABILITÉS

Missions

• Assurer le suivi administratif des formations :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

Classer/archiver des documents en respectant les critères Qualiopi

Réaliser des devis pour les achats pédagogiques, évènements

Rédiger des conventions de locations de salles

Etre en soutien pour la gestion des intervenants (déclaration et répartition heures CM, TD, TP)

Organiser des déplacements en France et à l'international

Organiser et coordonner les évènements (JPO, salon infosup,...)

Préparer les dossiers pour le recrutement des candidats

• Assurer le suivi pédagogique des formations :

Assurer l'accueil, l'information et le suivi des étudiants

Être en soutien pour l'organisation de l'année universitaire, l'élaboration et le suivi des calendriers pédagogiques et des emplois du temps

Identifier et gérer les besoins de réservation de salles

Organiser les dossiers pour les jurys

Réaliser le suivi individuel des stagiaires et des alternants

Archiver les documents officiels

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 50%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 mois
• Localisation géographique : F2SMH, 543 cours Rosalind Franklin Campus Sciences Université de Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
• Rémunération brute comprise entre 1802€ et 1900€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178€.

Informations complémentaires et sujétions du poste

Contraintes horaires dues à l'organisation de recrutement, soutenances, JPO

PROFIL RECHERCHÉ

Connaissances

• Connaître l'organisation générale des formations (LMD)
• Connaître l'offre de formation du département Métiers de la forme
• Avoir des notions de Qualiopi
• Avoir des notions sur les achats et le budget dans un contexte universitaire
• Avoir des notions sur les statuts d'alternant/contrats professionnels

Savoir-faire techniques

• Maîtriser les logiciels : Moodle, SIFAC+, Word, Excel, PowerPoint et messagerie électronique
• Rédiger des documents, réaliser des synthèses

Savoirs comportementaux

• Rigueur, organisation, anticipation
• Ecoute, disponibilité, aisance relationnelle
• Réactivité, sens de l'initiative, dynamisme

Diplôme requis : BAC

Durée Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)

Politique sociale et avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Télétravail possible en fonction du poste
• Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes en situation de handicap
• Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale
• Contributions à la complémentaire santé - Mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026
• Subvention restauration collective - Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie, Crous, ...)
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Conférences...)
• Accès bibliothèques universitaires
• Déploiement 10min de sport sur temps de travail
• Parking sur place
• Crèche

Dans le respect des valeurs du service public, l'Université de Toulouse s'engage en faveur de l'égalité des chances et de la lutte contre toutes les formes de discrimination. Toutes les candidatures sont étudiées de manière équitable, sur la seule base des compétences et qualifications requises pour le poste.