Assistant administratif en UFA H/F - HBP - 40%

Présentation du GIP ViaPro:

Le GIP ViaPro de Lille, en appui du rectorat, contribue à l'éducation et à la formation tout au long de la vie. Il intervient dans la Formation Continue des Adultes, l'Apprentissage, la Validation des Acquis, la mobilité européenne et l'insertion professionnelle.

Ses missions incluent la coordination et la gestion de projets, la formation, l'ingénierie conseil ainsi que l'évaluation de dispositifs et politiques de formation.

Rejoindre le GIP ViaPro, c'est intégrer un collectif d'experts engagés dans une mission commune : promouvoir l'éducation et la formation. Le Centre de Formation d'Apprentis du GIP ViaPro regroupe 135 établissements partenaires, proposant plus de 500 formations et accueillant environ 7000 apprentis chaque année.

Présentation du service :

Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Chargée de développement pédagogique, l'assistant(e) administratif(ve) travaillera sous l'autorité fonctionnelle du Directeur de l'UFA.

La personne recrutée aura pour mission d'assurer le secrétariat administratif et de contribuer au bon déroulement des activités du service ou de l'établissement.

Elle sera en relation étroite avec l'équipe de l'UFA, les coordonnateurs pédagogiques, les développeurs de l'apprentissage, les services rectoraux et les services du GIP ViaPro.

Descriptif du poste et ses missions :

Dans ce rôle, vous serez chargé(é) de diverses missions visant à assurer un environnement éducatif positif et favorable pour nos apprentis.

Vous serez chargé d'organiser l'accueil et l'information des différents interlocuteurs du service.

Pour ce faire, vous établirez et entretiendrez des relations avec les partenaires internes et externes et vous serez l'interface entre l'UFA, les entreprises et les apprentis.

Vous serez chargé d'assurer le suivi quotidien des apprentis, de gérer le secrétariat du service (préparation et suivi des dossiers administratifs, saisie et mise en forme de documents, classement et archivage, mise à jour des ressources documentaires) et d'assurer la logistique des réunions.

En parallèle, vous serez amené à suivre la mise en oeuvre des projets tout en apportant un appui à la gestion des logiciels de type Yparéo.

Par ailleurs, vous serez chargé de mettre en place un système d'alerte et/ou de veille et d'assurer le reporting de l'activité.

Enfin, vous contribuerez au système de management de la qualité (SMQ - EDUFORM). Pour cela, vous serez amené à respecter les procédures qualité du service et relever les non-conformités en vue d'alimenter le plan d'amélioration du SMQ.

Profil recherché

Titulaire d'un diplôme de niveau Baccalauréat ou plus, vous disposez d'une expérience professionnelle d'au moins 2 ans, de préférence dans un établissement scolaire accueillant du public.

Votre aisance en communication écrite et orale est reconnue et vous aimez travailler en équipe.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous savez faire preuve d'une capacité d'adaptation aux différents logiciels et bases de données. Par ailleurs, vous disposez de qualités rédactionnelles et d'une capacité à rendre compte de manière précise et efficace.

Votre autonomie, votre rigueur et votre fiabilité seront des qualités appréciées et vous saurez faire preuve de discrétion.

Vous êtes motivé(e), dynamique, doté(e) d'un excellent sens de l'organisation et souhaitez rejoindre notre équipe, alors n'hésitez pas à candidater !