Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Vous aurez pour mission la gestion administrative et le suivi des dossiers de chantier.

Rattachement hiérarchique :

Directement rattachée au Directeur d'exploitation

Missions principales

Suivi administratif et gestion quotidienne

• Accueil téléphonique et gestion du courrier
• Gestion, tri et réponse aux e-mails
• Classement, archivage, gestion documentaire (papier & numérique)
• Suivi des dossiers clients et fournisseurs
• Rédaction de courriers, notes internes, comptes rendus

Suivi administratif des chantiers

• Préparation des documents techniques et administratifs
• Suivi des documents de chantier (planning, contrats, DOE, PV de réception)
• Interface avec les maîtres d'œuvre, architectes et donneurs d'ordres

Devis & facturation

• Saisie et envoi des devis
• Édition, envoi et suivi des factures
• Relances clients en cas d'impayés

Ressources Humaines

• Élaboration et envoi des contrats de travail
• Rédaction et envoi des courriers aux salariés (ex : avertissements, rappels, notifications)
• DPAE, suivi des congés et absences
• Mise à jour des éléments variables dans un tableau de suivi et transmission au comptable

Comptabilité (appui)

• Préparation des pièces comptables (factures, justificatifs, relevés) pour l'expert-comptable
• Suivi des règlements clients et fournisseurs

Appels d'offres (marchés publics)

• Veille sur les plateformes de marchés publics (ex : BOAMP, Marchés Online, Maximilien)
• Constitution des dossiers administratifs (DC1, DC2, attestations, références, etc.)
• Dépôt des offres via les plateformes dématérialisées
• Utilisation de CHORUS Pro pour la facturation électronique

Compétences requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Aisance avec les plateformes en ligne (dématérialisation, CHORUS, AO)
• Bonne expression écrite et orale
• Rigueur, organisation, discrétion et réactivité
• Connaissance des marchés publics et de CHORUS vivement souhaitée

Profil souhaité :

• Bac +2 minimum (BTS Assistant(e) de gestion, Assistant(e) manager ou équivalent)
• Expérience dans une entreprise du bâtiment ou liée aux marchés publics est un plus

Horaires à définir entre 9h et 18h, du lundi au vendredi