Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

L'Assistant Administratif (h/f) a pour missions principales: la réception des échantillons, l'accueil des clients, l'organisation de la logistique des échantillons vers le laboratoire ou les sous-traitants, le suivi des interventions de prélèvements.

Mission 1 :

• Suivi commercial des clients
• Gestion de la relation client (préparation d'intervention, questionnement, conseil) ;
• Pris en charge des demandes d'analyses et planification de celles-ci.

Mission 2 :

• Suivi administratif des clients
• Réception des bons de commande,
• Enregistrement et gestion des fiches clients et grilles tarifaires dans le logiciel ;
• Gestion des listes de diffusion par mail des résultats clients.

Mission 3 :

• Gestion des commandes clients
• Saisie, planification et suivi des commandes et demandes clients
• Organisation des collectes d'échantillons et transport vers le laboratoire ou les sous-traitants ;
• Organisation de la sous-traitance des analyses auprès des prestataires référencés dans la revue de contrat ;
• Préparation et expédition du matériel de prélèvements vers les clients ou les préleveurs (boxes, glacières, flacons).

Mission 4 : Secrétariat

• Accueil et réception des échantillons
• Accueil des clients, fournisseurs, visiteurs, livreurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous
• Contrôle et réception des livraisons (état des colis, nombre de colis) ;
• Réception de tous les échantillons, vérification de leur conformité (identité, quantité, critères à réception), enregistrement et codage dans le logiciel, étiquetage ;
• Transmission des accusés de réception aux clients ;
• Saisie des données d'échantillonnage dans le Logiciel ;
• Préparation des colis pour les laboratoires sous-traitants et organisation leur prise en charge par un transporteur ;
• Mise en application des dispositions en matière de gestion, stockage et archivage des documents administratifs.