Alternant(e) Assistant(e) Administratif(ve) en Action Sociale (H/F)

Au sein du service Action Sociale, l'alternant(e) contribue au bon fonctionnement administratif des activités du service et participe à la mise en œuvre des procédures liées aux instances décisionnelles de la CAF.

Il/elle apporte un appui administratif aux équipes de l'action sociale, notamment dans la préparation et le suivi des commissions, la gestion des courriers institutionnels et l'appui au suivi administratif des financements accordés aux partenaires et aux familles.

Cette mission permet de découvrir l'environnement institutionnel de la Branche Famille, le fonctionnement des instances de gouvernance et les politiques d'action sociale conduites par la CAF.

Missions / Activités:

1Assurer le secrétariat administratif de l'action sociale :

Rédiger et mettre en forme les courriers administratifs du service.

Réaliser des tâches de support à l'activité des travailleurs sociaux (campagne vacances.)

Rédiger les notifications et courriers consécutifs aux décisions :des Commissions Délégation, de la Commission d'Action Sociale (CAS), du Conseil d'Administration.

Assurer l'enregistrement, le classement et l'archivage des documents administratifs.

Participer à la gestion documentaire du service, notamment les notes internes et stratégiques.

1. Participer à l'organisation et au suivi des instances de décision :

En lien avec le secrétariat de direction et les responsables du service :

Préparer les convocations aux réunions de la Commission d'Action Sociale.

Vérifier et assurer le suivi du quorum.

Préparer les documents nécessaires aux séances : feuilles d'émargement et d'indemnité des administrateurs.

Assurer l'envoi des supports aux administrateurs dans les délais réglementaires.

Participer au suivi administratif des décisions prises et compléter les différents tableaux de suivi.

Suivi des comptes rendus et des relevés de décisions.

Contribuer à la mise à jour les tableaux de suivi des délibérations en lien avec la référente budget.

1. Contribuer au suivi administratif des financements d'action sociale :

Participer au suivi administratif des subventions et aides accordées en lien avec les cadres de proximité et la référente budget.

Assurer le suivi des notifications financières adressées aux partenaires.

Contribuer à la mise à jour des outils de suivi budgétaire du service en lien avec la référente budget.

1. Appuyer le fonctionnement général du service :

Participer à l'organisation logistique des réunions et instances.

Réaliser des travaux de saisie et de mise à jour des bases de données.

Produire des tableaux de bord et états de suivi administratifs.

Apporter un soutien ponctuel aux équipes du service sur des missions administratives transversales.

Compétences

Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) et des outils de dessin type Canva,

Connaissance du fonctionnement d'une organisation publique ou parapublique appréciée.

Savoir-faire

Rédiger des courriers administratifs.

Organiser et prioriser son activité.

Assurer le suivi rigoureux de dossiers.

Respecter les procédures et les échéances.

Mettre à jour des tableaux de suivi et bases de données.

Savoir-être

Sens de l'organisation et rigueur.

Discrétion et respect de la confidentialité.

Qualités relationnelles.

Esprit d'équipe.

Autonomie progressive.

Réactivité et capacité d'adaptation

Préparation d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines :

Gestion administrative,

Support à l'action managériale,

Gestion des organisations,

Administration publique,

BTS Gestion de la PME,

BTS Support à l'Action Managériale (SAM),

BUT Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA),

Licence professionnelle en gestion administrative.