Assistant(e) Administratif(tive) (H/F)

Optima Prévention (Groupe Valto) est un cabinet d'ingénierie, d'audit et de conseil spécialisé en prévention des risques professionnels. Fort de plus de 18 ans d'expérience, le cabinet s'appuie sur 3 agences (Paris, Lyon, Aix-en-Provence) et intervient partout en France auprès de plus de 500 entreprises de toutes tailles (de 1 à 11 000 collaborateurs) et de tous secteurs d'activité.

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons pour notre agence d'Aix-en-Provence une personne en CDD de 4 mois, en charge du traitement administratif et commercial des dossiers clients et de la gestion de la relation client, en coordination avec nos consultants.

Vos missions

Planifier et organiser les interventions des consultants, en assurant l'interface téléphonique entre l'entreprise et ses clients

Suivre les délais de réalisation des prestations et documenter chaque étape dans nos logiciels de production

Rédiger et envoyer documents, mailings, rapports, contrats commerciaux et courriers clients

Assurer l'accueil téléphonique : identifier l'objet des appels, les documenter, répondre aux demandes clients et orienter vers le bon interlocuteur

Créer et mettre à jour les comptes clients dans le CRM (enregistrement des contrats, actualisation des bases de données)

Gérer la facturation et les relances d'impayés

Assurer la gestion administrative de la formation : rédaction des conventions, inscriptions aux modules e-learning, envoi des convocations, réinitialisation des mots de passe, création et envoi des attestations, suivi des retours

Votre profil

Formation Bac+2 avec au moins 2 ans d'expérience réussie sur un poste similaire en BtoB, idéalement dans le secteur du conseil aux entreprises

Tempérament dynamique et proactif, avec une réelle aisance relationnelle et une bonne maîtrise des techniques de relation client

Sensibilité aux sujets techniques et bonne maîtrise des outils informatiques

Polyvalence, rigueur, sens de l'organisation et enthousiasme

Excellente expression écrite et orale

Esprit d'équipe et goût du travail bien fait