Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

La Coopérative d'Initiative Jeunes Entrepreneur.e.s est une couveuse / Coopérative d'Activités et d'Emploi dédiée à l'accompagnement de personnes ayant un projet de création, reprise d'entreprise, et d'entrepreneurs en activité.

La Coopérative d'Initiative Jeunes Entrepreneur.e.s est également organisme de formation/ CFA.

La Coopérative recherche un(e) Assistant administratif / Assistante administrative.

L'Assistant administratif / Assistante administrative assure le bon fonctionnement administratif de la structure. Il prend en charge le suivi des dossiers, la gestion documentaire, l'accueil des interlocuteurs et participe à l'organisation des activités afin de garantir un service efficace et de qualité.

VOS MISSIONS

1. Facturation

• Établir les devis, factures et avoirs.
• Contrôler les éléments de facturation avant émission.
• Assurer le suivi des règlements et des relances.
• Mettre à jour les tableaux de suivi de la facturation.

1. Validation des notes de frais

• Contrôler les notes de frais transmises
• Vérifier la conformité des justificatifs et le respect de la politique de remboursement.
• Valider les demandes ou les transmettre pour validation hiérarchique.

1. Préparation et suivi des dossiers

• Constituer les dossiers administratifs et vérifier leur complétude.
• Contrôler la conformité des pièces justificatives.
• Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur validation ou leur clôture.

1. Suivi qualité

• Veiller à l'application des procédures qualité de la structure.
• Contrôler la conformité documentaire des dossiers.
• Participer à la préparation des audits et contrôles.
• Mettre à jour les indicateurs qualité et les tableaux de bord.
• Participer à la mise en œuvre des plans d'actions d'amélioration continue.

1. Gestion administrative courante

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriels.
• Rédiger les courriers et documents administratifs.
• Classer et archiver les dossiers.
• Mettre à jour les bases de données et les outils de suivi.
• Apporter un appui administratif aux différents services.6. Appui aux équipes
• Assister les différents services dans leurs tâches administratives.
• Participer à la préparation des reportings.
• Réaliser diverses tâches administratives selon les besoins de la structure.

La politique de l'entreprise est d'inscrire le contrat dans la durée.