Agent d'Accueil - Secrétaire Résidence Habitat (H/F)

Dans le cadre d'un remplacement de personne poste à pourvoir de suite : secrétaire, agent d'accueil de sa résidence habitat située à Châtellerault. Sous la responsabilité de la coordinatrice de la résidence Habitant, la secrétaire a pour missions principales d'effectuer l'ensemble des tâches administratives et techniques liées aux dossier administratifs des résidents, et à l'administration de la Résidence Habitat.

Fonctions : accueil du public, établir les inscriptions et les différents dossiers administratifs des résidents à partir du logiciel informatique.

Détail des missions :

Accueil

• Accueil du public (physique et téléphonique), orientation, information
• Organisation matérielle destinée au public (affichage.) et approvisionnement des fournitures bureau, copieurs..
• Prendre en note les différentes demandes de logement et les traiter à son niveau selon la procédure définie. (Site internet de la résidence)

Gestion de la résidence :

• Suivi des travaux : Recherche d'entreprises, demande de devis ; gestion et suivi des interventions dans les logements ou la résidence, commandes de petites pièces nécessaires à l'entretien du matériel.
• Gérer les situations d'urgence en lien avec la coordination de l'association
• Lien avec Habitat de La Vienne, propriétaire concernant les travaux et les garanties des Résidences.
• Mise en place et suivi des maintenances et visites annuelles d'entretien (chaufferie, équipements de sécurité incendie.)
• Relevé mensuel des différents compteurs de charges (Electricité, gaz, eau, chauffage.)
• Création et gestion des accès badges et des accès WIFI de la résidence.
• Veille à l'application du règlement intérieur, à la sécurité physique et sanitaire des résidents.

Administratif :

• Gestion du courrier de la résidence et des résidents (départ/arrivée) distribution du courrier,
• Secrétariat (saisie informatique de documents, mise en forme, tirage, reprographie, classement.)
• Suivi des adhésions, des inscriptions
• Préparation des dossiers des résidents en lien avec l'accompagnatrice sociale
• Etablissements des avenants, des quittances, des autorisations diverses et mise en signature.
• Archivage
• Effectuer les commandes diverses et la gestion de stock des fournitures administratives et sanitaires.

Logiciel SIHAJ:

• Création, renseignement et mise à jour des dossiers des résidents
• Préparation de la facturation
• Suivi des départs et arrivées, des listes de demandes en lien avec l'accompagnatrice sociale.

Comptabilité : en lien avec le responsable de la comptabilité

• Collecte et transmission des pièces comptables à la comptable de l'association
• Suivi des comptes auxiliaires résidents, suivi des procédures de relance
• Préparation des fiches de caisses hebdomadaires
• Vérification, création des bordereaux CAF
• Préparer les remises de chèques

Compétences requises (savoir, savoir-faire)

• Capacité d'adaptation aux différents publics
• Savoir hiérarchiser les problèmes par ordre d'importance afin d'organiser et d'optimiser son travail
• Maitrise des outils bureautiques : traitement de texte, tableur ; mail.
• Savoir rédiger, corriger et éditer des documents
• Donner une image valorisante de l'établissement

Aptitudes requises(savoir-être)

• Etre enthousiaste et faciliter la relation.
• Faire preuve de discrétion et d'éthique professionnelle
• Connaître ses limites

Jour travaillés : structure ouverte du lundi au vendredi Amplitude 9h 17 h Jours travaillés à voir avec employeur

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