Agent d'accueil polyvalent au Centre Universitaire Vétérinaire (H/F)

RESPONSABILITÉS

Objectifs :

Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et toutes les activités associées, ainsi que l'encadrement des étudiants pendant leur rotation à l'accueil.

Cette activité comprend l'accueil des clients qui viennent payer, les encaissements, et le contrôle de la caisse.

Missions

A l'accueil des consultations, en rotation par demi-journées entre les membres de l'équipe :

1. Assurer l'accueil téléphonique des clients :

• Prendre les appels téléphoniques, ligne des urgences et consultations
• Informer le client sur les services proposés, les tarifs pratiqués et les disponibilités pour les consultations sur rendez-vous
• Orienter vers les services adéquats et donner les rendez-vous. Compléter les plannings de consultations dans l'application Sirius
• Informer le client sur les modalités d'accès au centre hospitalier
• Prendre des messages téléphoniques et orienter les correspondants.

1. Assurer l'accueil physique des clients

• Accueillir, prendre note de l'arrivée des clients et orienter les clients.
• Créer au besoin les dossiers des clients et des animaux dans l'application Sirius
• Mettre à jour les données du client

1. Caisse du CHUVAC

• Accueillir les clients qui viennent payer leurs factures
• Encaisser
• Contrôler la caisse

Tâches connexes incluses :

1. Gestion administrative des dossiers clients

• Gérer les convention funéraires
• Gérer et traiter les informations écrites (courriels des boites secrétariat et référés et correspondance avec les vétérinaires), insertion de documents dans les dossiers électroniques
• Transmettre à qui de droit toute information orale pertinente
• Signaler les pannes de fonctionnement du matériel de bureau

1. Encadrement des étudiants à l'accueil physique le matin

• Former les étudiants de A4 en rotation à l'accueil aux bonnes pratiques d'enregistrement et de d'élaboration des dossiers clients.
• Exercer une vérification ponctuelle sur la réalisation efficiente des missions confiées aux étudiants.

Contraintes du poste :

Gestion de clients qui peut être difficile.

Planning du lundi au vendredi (4,5 jours)

Horaires de 8h à 17h pouvant évoluer à moyen terme jusqu'à 19h certains jours

Télétravail incompatible avec l'activité

PROFIL RECHERCHÉ

• Maitrise du logiciel Sirius (formation interne assurée)

• Connaissance de l'environnement bureautique et maitrise de la mise en œuvre de logiciel bureautiques courants (traitement de texte, tableur).

• Rédaction de courriels.

• Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil (écouter, savoir répondre)

• Capacités à analyser le caractère d'urgence d'une demande

• Capacités à hiérarchiser l'importance des appels téléphoniques.

• Connaissance du vocabulaire médical

• Qualités relationnelles (amabilité, calme), diplomatie dans les situations conflictuelles,

• Sens de la confidentialité des informations.

• Capacité à travailler en équipe

• Rigueur dans l'exécution des missions et respect des procédures en place