AGENT ADMINISTRATIF EN CHARGE DE LA COMMUNICATION DES DOSSIERS PATIENTS ET DES CONTENTIEUX - H/F

Secteur : Direction des Affaires Juridiques et des relations avec les usagers

Domaine : Affaires juridiques et relations usagers

Missions du poste

a) DEMANDES DE COMMUNICATION DES DOSSIERS MÉDICAUX DES SITES DE GRENOBLE ET VOIRON

• Réception des demandes émanant des patients ou de leur famille (ayant droit, parents, tutelle.)

• Retour fait à ces demandes expliquant la procédure à suivre (pièces à fournir notamment)

• Validation de la demande (ou demande d'éléments complémentaires) - être attentifs aux documents transmis

• Recherche des différents services dans lesquels le patient a séjourné dans le logiciel en vigueur (Cristal ou autre logiciel). Des vérifications sont indispensables car les informations données par les demandeurs sont souvent imprécises (ex : uniquement l'année d'hospitalisation)

• Transmission de demandes aux services concernés (secrétaire référente ou secrétaire dédiée) via le logiciel Qualnet (saisie des informations + scan à joindre à la demande)

• Gestion des appels téléphoniques des demandeurs souhaitant connaître la procédure de transmission du dossier médical ou pour le suivi de leur demande

• Gestion des demandes de dossiers anciens (recherche du service, échanges avec les patients pour essayer d'obtenir des informations etc.)

• Accueil physique des personnes souhaitant obtenir la communication d'un dossier médical dans le cadre ou non d'une urgence

• Gestion des demandes émanant du CNAOP (accès aux origines personnelles), de l'ONIAM (indemnisation des accidents médicaux)

• Gestion des courriels adressés (très variés)

• Etablir un bilan régulier des demandes de dossier patients

• Participer à toute évolution de la procédure (si besoin)

B) GESTION DES CONTENTIEUX MATÉRIELS DU SITE DE GRENOBLE

• Déclarer les pertes matérielles du site de Grenoble sur la plateforme d'échange avec l'assurance du CHU, en lien avec les autres professionnels de l'équipe direction juridique usagers :

• Recueillir les inventaires et rapports incidents

• Déclarer les sinistres

• Suivre les dossiers et demander les pièces justificatives aux patients en vue de leur dépôt sur le site

• Mettre à jour le tableau de suivi

• Répondre aux réclamations liées aux contentieux matériels

C) AUTRES MISSIONS - ADAPTABILITÉ

Une capacité d'adaptation est importante pour ce poste. Les missions peuvent évoluer en fonction de l'évolution de la réglementation et des besoins de l'hôpital.

Profil recherché

Compétences spécifiques demandées :

Respect du secret professionnel, de l'obligation de discrétion professionnelle et des règles de confidentialité.

• Appétence à travailler dans le milieu hospitalier

• Organiser et prioriser les activités du poste

• Capacités relationnelles

• Faculté à établir un dialogue professionnel avec les usagers

• Dynamisme, engagement, et force de propositions

Utilisation des outils informatiques :

• Logiciel Cristal-link, SWAP, Easily

• Logiciel QUALNET

• Outils bureautiques

Autres informations :

Horaires de travail (à titre indicatif) =>

• Horaires : 08h30-16h20

• Astreintes : néant

Temps de travail : 7H30 (15 jours de RTT)