Technicien/ne de Scolarité en charge de la cellule ECOS/EDN des Etudes Médicales (H/F)

RESPONSABILITÉS

MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL :

Le/la Technicien/ne de Scolarité assure des fonctions polyvalentes dans le domaine de la Formation au sein de la Scolarité « Etude de Santé » des UFRs de Médecine et des Professions Paramédicales. Il/Elle réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans le domaine de la Formation.

Le/la Technicien/ne de Scolarité est placé sous la responsabilité hiérarchique du Responsable de Scolarité concerné, au sein de l'UFR de Médecine et des Professions Paramédicales. Le Service de la Formation est structuré en 2 Pôles de Scolarité qui se répartissent la gestion de l'ensemble des formations des deux UFRs (Médecine et Pharmacie).

ACTIVITÉS ESSENTIELLES :

Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes

• Gérer le courrier et les courriels concernés

Gestion des Examens Cliniques par Objectifs Structurés (ECOS) :

• Organiser les Comités de Pilotage ECOS (pédagogique et administratif) et élaboration des compte-rendu ;
• Organiser les sessions d'examens nationaux et facultaires :

o Gestion du calendrier d'examens et contrôle des échéances,

o Assurer les activités de logistique (réservation et préparation des salles, commande de matériels et fournitures),

o Gestion des sujets d'examens,

o Convocation des étudiants, du personnel administratif et vacataires, convocation des examinateurs enseignants, lien avec les services de la Logistique et de l'Informatique,

o Participation aux vérifications des convocations et identités des candidats.

o Organiser, alimenter et mettre à jour les listes d'étudiants (rotations et horaires de passage, répartition dans les différentes salles, émargement...),

o Gestion des résultats d'examen (publication) ;

o Élaboration et édition de différents documents nécessaires au bon déroulement des épreuves (PV, PV fraude, fiches incidents...)

o Alimentation des tableaux de suivis, extractions et élaboration des statistiques ;

Gestion des Épreuves Dématérialisées Nationales (EDN) en Médecine

Élaboration de fiches procédures (ECOS / EDN...) ;

Suivi des indicateurs dans un tableau de bord ;

Participer aux activités générales du Service et des UFRs.

PROFIL RECHERCHÉ

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances :

• Notions de base des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Connaissance générale du domaine de la formation
• Connaissance souhaitée de l'organisation générale et du fonctionnement de l'établissement et de ses composantes.
• Connaissance souhaitée du droit des examens et concours
• Connaissance générale des techniques d'élaboration de documents

Compétences opérationnelles :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte (compte-rendu)
• S'avoir s'exprimer oralement ou par écrit et faire preuve de pédagogie (présentation support power point)
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Savoir travailler en équipe
• Maîtriser les outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint), le publipostage et savoir utiliser les logiciels dédiés au domaine de la Formation (Apogée, ENT)
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Gérer la confidentialité des informations et des données.
• Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres.
• Savoir mettre à jour des tableaux de bord

Compétences comportementales :

• Confidentialité
• Sens de l'organisation
• Rigueur / Fiabilité
• Posséder des qualités relationnelles et de l'aisance à l'oral en public
• Avoir le sens du service public
• Savoir gérer son stress

PRÉREQUIS / FORMATION SOUHAITÉE :

Formation en secrétariat, en gestion administrative, appétences informatiques seraient un plus.

SPÉCIFICITÉS DU POSTE :

• Contraintes horaires en fonction du calendrier de gestion (occasionnelles et anticipées). Déplacements dans les centres d'examens. Manutention.
• Rémunération : INM 373 soit 1 867.02 € brut mensuel
• Contrat de travail : 37h30 hebdomadaire
• Congés : 49 jours de congés annuels (base 37h30)
• Participation aux frais de transports en commun
• Forfait mobilité durable pour l'utilisation d'un cycle sur les trajets domicile-travail
• Protection sociale complémentaire : En application du décret 2022-633 du 22 avril 2022 modifié, les personnels du Ministère de l'Éducation Nationale, de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche sont tenus d'adhérer au contrat collectif de protection sociale complémentaire « santé » souscrit par leur employeur.