SECRETARIAT (H/F)

Au sein du secrétariat du Pôle Rochefort-Saintes (site Rochefort), sous l’autorité du chef de pôle et sous la responsabilité d’un maître d’apprentissage vous serez formé à effectuer différentes tâches inhérentes à un secrétariat d’unité. Votre sens des relations humaines, organisation et conscience professionnelle, vous permettrons de réaliser au mieux vos missions.

Vos activités principales seront :

- Gérer les communications téléphoniques et accueillir du personnel ;

- Traiter le courrier en arrivée et départ, enregistrer et suivre des correspondances entre les différents services ;

- Assurer le suivi des tâches administratives courantes (mails, agenda des chefs, absence, congé des salariés … …) ;

- Organiser l’agenda, les réunions et les déplacements des responsables du service ;

- Utiliser les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook…) ainsi que les systèmes d’information dédiés aux différentes missions ;

- Recueillir et transmettre les premiers éléments d'information au sein du service ;

- Renseigner les différents tableaux de suivi, à la demande du responsable ;

- Tenir et mettre à jour les dossiers individuels des agents.